Surat jalan merupakan kelengkapan yang dibutuhkan dalam proses pengiriman barang antar-perusahaan maupun dari pelaku usaha kepada konsumen. Meski dapat dibuat dalam bentuk yang berbeda sesuai kebutuhan perusahaan, surat jalan memiliki format dan rincian informasi tertentu yang harus selalu dicantumkan. Yuk, lihat pengertian, kegunaan, dan contoh surat jalan yang benar berikut ini!
Pengertian Surat Jalan
Bagi pelaku usaha berskala besar—terutama yang bergerak dalam bidang perdagangan, pengiriman barang dalam jumlah banyak menjadi salah satu hal yang tidak dapat dilepaskan dari kegiatan inti perusahaan. Aktivitas tersebut tentu membutuhkan sebuah dokumen pendampingan resmi yang dikeluarkan perusahaan pengirim sebagai informasi bagi pihak penerima. Dokumen resmi inilah yang dikenal dengan istilah surat jalan.
Sebagai dokumen pendamping yang penting, surat jalan harus selalu dibawa oleh sopir atau pengantar barang hingga kiriman sampai di alamat pihak penerima. Selain berisi informasi mengenai barang yang dikirim, surat jalan juga berguna sebagai surat keterangan yang harus ditunjukkan ketika muatan kendaraan pembawa barang diperiksa oleh petugas lalu lintas di jalan-jalan tertentu.
Apa Peran dan Kegunaannya?
Pada dasarnya, surat jalan berperan sebagai dokumen yang memastikan legalitas muatan atau barang yang dikirim dalam jumlah besar. Di samping itu, keberadaan surat jalan juga memiliki sejumlah kegunaan, antara lain:
-
Sebagai dokumen resmi perusahaan
Surat jalan menjadi salah satu bagian dari birokrasi perusahaan di bidang antar-kirim barang atau produk. Surat yang dikeluarkan menjadi bukti sah bahwa karyawan, sopir atau pengantar, hingga pihak lain yang menerima telah melakukan transaksi pengiriman barang dengan benar.
-
Sebagai surat keterangan
Informasi yang tertera di dalam surat jalan berfungsi menerangkan sejumlah poin penting yang dilibatkan dalam proses pengiriman. Informasi tersebut akan dijadikan acuan utama dalam pemeriksaan oleh petugas yang berwenang maupun pihak yang menerima.
-
Sebagai bukti pengiriman yang valid
Surat jalan tidak hanya perlu dibawa ke pihak penerima, tetapi juga harus ditunjukkan kembali kepada pihak pengirim setelah transaksi diselesaikan. Dengan kata lain, surat jalan digunakan sebagai bukti pengiriman valid yang nantinya akan dimasukkan dalam arsip laporan perusahaan atau pembukuan bagian akuntansi.
Informasi yang Harus Tercantum dalam Surat Jalan
Surat jalan umumnya terdiri dari dua rangkap utama. Lembar pertama adalah lembaran berwarna putih yang harus dikembalikan kepada pihak pengirim untuk digunakan sebagai dokumen penagihan (invoice). Sementara itu, rangkap kedua dari dokumen ini adalah lembaran berwarna merah yang diberikan kepada pihak penerima. Oleh penerima, rangkap tersebut perlu disimpan sebagai bukti bahwa barang sudah diantarkan dan diterima dalam kondisi baik.
Lebih lanjut, contoh surat jalan yang baik harus berisi sejumlah informasi penting yang berkaitan dengan pengiriman barang perusahaan. Informasi tersebut meliputi:
- Nama dan alamat lengkap perusahaan pengirim
- Nomor surat
- Tanggal pengiriman
- Nama serta alamat lengkap pihak penerima yang menjadi tujuan pengiriman
- Rincian dari barang atau muatan yang dikirim, biasanya terdiri dari nama barang, kode barang, keterangan jumlah, maupun harga jika dibutuhkan.
Selain sejumlah poin utama di atas, format dalam surat jalan juga dapat dilengkapi dengan informasi mengenai nama sopir pengantar serta nomor polisi kendaraan. Sebagai penyempurna legalitas dokumen, surat jalan harus selalu ditandatangani oleh seluruh pihak yang terlibat dalam proses pengiriman dan penerimaan barang.
Baca juga: Cara Membuat Surat Keterangan Usaha
Contoh Format Surat Jalan
Berikut adalah salah satu format surat jalan yang mencantumkan sejumlah informasi penting di atas. Namun, perlu diingat jika format yang digunakan bisa saja berbeda dari contoh yang ditampilkan di bawah ini. Format surat tentu dapat disesuaikan dengan kepentingan masing-masing perusahaan.
PT. Inklusi Keuangan Kepada
Kreatif No. 7, Jakarta Pusat Yth. __________
Telp. 021 – 422 6754
SURAT JALAN
Nomor : __________________________________
Tanggal Pengiriman : __________________________________
Dikirim dengan : __________________________________
Nomor Polisi : __________________________________
Nama Pengemudi : __________________________________
| No. | Kode Barang | Nama Barang | Satuan | Jumlah | Keterangan |
Mengetahui,
PT. Inklusi Keuangan
Sopir Manajer Marketing
(_____________________) (_____________________)
Diterima pada tanggal: __________________________________
Penerima
(_____________________)
Dapatkan Template Contoh Surat Jalan Word Gratis
Klik tombol di bawah berikut dan dapatkan contoh surat jalan word yang bisa digunakan langsung untuk keperluan perusahaan dan pribadi.
Download Contoh Surat Jalan Word
Cek juga:
- Contoh Faktur Pembelian dan Penjualan
- Ini 3 Contoh Surat Kuasa yang Paling Sering Digunakan
- Contoh Purchase Order Yang Sering Digunakan
Itulah contoh surat jalan yang bisa Anda jadikan panduan saat akan mengirimkan barang pesanan atau antaran perusahaan ke pihak lain dalam konteks resmi. Menggunakan format surat jalan yang baik dan benar serta mencantumkan informasi lengkap mengenai detail pengiriman tentu akan membuat transaksi pengantaran barang menjadi kian sempurna. Surat jalan juga menjadi dokumen resmi yang akan memastikan jika proses pengiriman tersebut tercatat secara sah dan dapat dipertanggungjawabkan.
Ajukan Pinjaman Sekarang dan Dapatkan Kemudahan Pinjaman Modal Usaha di Akseleran!
Dapatkan pinjaman dengan bunga kompetitif dan kemudahan proses pengajuan. Ajukan pinjaman untuk mengembangkan usahamu sekarang. Akseleran juga sudah terdaftar resmi di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sehingga proses transaksi yang kamu lakukan jadi lebih aman dan terjamin.
Untuk kamu yang tertarik mengenai pendanaan atau pinjaman langsung bisa juga menghubungi (021) 5091-6006 atau bisa via email [email protected].
