Struktur Teks Negosiasi dan Contohnya!

Teks negosiasi merupakan bagian dari proses tawar-menawar yang dilakukan dalam sebuah bisnis. Seperti namanya, teks ini memuat permohonan dari salah satu pihak (biasanya yang akan melakukan pembelian) atas beberapa ketentuan bisnis, seperti harga, fasilitas atau layanan, dan sebagainya.

Negosiasi dilakukan sebagai upaya untuk mencapai kesepakatan bersama sehingga meminimalkan terjadinya perbedaan yang berpotensi menimbulkan konflik. Hasil negosiasi harusnya bersifat win-win solution atau menguntungkan bagi dua belah pihak. Dalam bisnis khususnya, hal ini ditujukan secara tidak langsung untuk menjaga keberlangsungan kerja sama antara pihak-pihak yang terlibat.

Struktur Teks Negosiasi

Secara umum ada dua jenis negosiasi dalam bisnis: langsung dan tidak langsung. Negosiasi langsung dilakukan oleh pihak penjual dan pembeli melalui dialog, sedangkan negosiasi tidak langsung dilakukan dengan cara pengiriman surat. Hasil negosiasi tersebut nantinya akan dituangkan ke dalam kontrak kerja sama.

Negosiasi langsung cenderung bersifat tidak formal. Kegiatan ini dapat dilakukan melalui berbagai cara: dialog melalui pertemuan tatap muka atau telepon. Hasil negosiasi tersebut kemudian disepakati dan dituangkan dalam kontrak kerja sama.

Sementara itu, negosiasi tidak langsung bersifat lebih formal. Negosiasi jenis ini memerlukan adanya proses administrasi berupa surat. Pihak yang akan melakukan pembelian membuat surat negosiasi setelah menerima surat penawaran. Adapun struktur teks negosiasi dalam surat balasan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Kop Surat
2. Tanggal Pembuatan Surat
3. Nomor Surat
4. Hal
5. Alamat Penerima
6. Salam Pembuka
7. Tubuh Surat
8. Salam Penutup
9. Tanda tangan

Struktur ini sebenarnya tidak jauh berbeda dengan struktur surat yang dikeluarkan sebuah instansi dalam rutinitasnya. Maka dari itu, boleh jadi struktur surat negosiasi antara satu instansi dengan instansi lainnya sedikit berbeda (misal ada yang meletakkan tanggal di bawah nomor surat, menyertakan lampiran, dan sebagainya). 

Baca juga: Contoh Surat Penawaran Harga yang Baik dan Benar

Contoh Teks Negosiasi

Guna mempermudah pemahaman mengenai cara membuat teks negosiasi dalam sebuah surat, simak contoh berikut ini.

PT SUMMER TROPICAL INDONESIA

Jalan Musim Panas No. 88A Seminyak, Kuta, Badung, Bali

Telp 0336-8765432  Fax  0336-8910112

Email: [email protected]

Badung, 3 Juni 2021

Nomor : K.ST117/FX.8100/R54-8I0000/2021

Perihal : Negosiasi Penawaran Internet

Kepada

Yth. Pimpinan PT Indo Telconet

Jalan Srikaya No. 47 

Denpasar Barat

Up. Bapak Anton Trimurti

Dengan hormat,

Menindaklanjuti surat yang dikirim oleh PT IndoTelconet (IndoTelconet) pada 30 Mei 2021 dengan nomor PW.090/171/2021 perihal Penawaran Solusi Internet kepada PT Summer Tropical Indonesia (Summer Tropical Indonesia), bersama ini kami sampaikan negosiasi atas penawaran yang dimaksud.

1. Summer Tropical Indonesia bermaksud untuk melakukan pemasangan di 6 (empat) titik yang terdiri di beberapa lokasi berikut.

• Kantor Pusat (Jalan Musim Panas No. 88A Seminyak)

• Outlet Uluwatu (Jalan Dewa Agni No. 74 Uluwatu)

• Outlet Nusa Dua (Jalan Cempaka Putih No. 38 Nusa Dua)

• Outlet Denpasar (Ruko Arum Manis Kav. A17-18, Jalan Cut Mutia 44B, Denpasar)

• Outlet Ubud (Jalan Ganesa No. 22, Ubud).

2. Layanan yang kami butuhkan adalah dedicated internet dengan kapasitas 3 Mb per titik.

3. Berdasarkan hal tersebut, kami mengajukan adanya best price untuk seluruh layanan yang akan digunakan menjadi Rp2.500.000,00 per titik untuk abonemen dan Rp500.000,00 per titik untuk biaya instalasi dan aktivasi.

4. Dengan ketentuan poin 3, Summer Tropical Indonesia menyanggupi untuk berlangganan minimal selama 24 (dua puluh empat) bulan.

Demikian surat ini kami sampaikan untuk dapat dijadikan bahan pertimbangan. 

Hormat kami,

Hans Kristian Widjaja

IT Department Manager

Itulah struktur teks negosiasi dan contoh teks negosiasi yang lazim ditemui dalam bisnis. Adanya teks negosiasi yang dituangkan dalam bentuk surat ini biasanya dipakai untuk melengkapi arsip-arsip proses pengadaan dalam sebuah instansi sebagai bentuk transparansi. Selain itu, surat negosiasi juga biasanya akan dijadikan dasar lebih valid atas kerja sama yang dilakukan maupun untuk keperluan audit.

Masing-masing instansi biasanya memiliki perbedaan struktur dalam membuat surat sehingga sangat mungkin struktur teks negosiasi antara satu instansi dengan instansi lainnya tidak sama. Kendati begitu, beberapa komponen penting seperti identitas pihak-pihak yang terlibat, tanggal dibuatnya surat, dan isi berupa pengajuan negosiasi terhadap sesuatu harus selalu ada.

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata 12% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].