Contoh Surat Pengantar yang Benar

Surat pengantar merupakan salah satu surat resmi yang penting dalam hubungan antarinstansi. Surat ini berisi informasi bahwa orang yang membawa surat tersebut telah diberi tugas tertentu dan disetujui oleh pihak yang bertanggung jawab atas isi surat. Dengan demikian, tidak akan ada kesalahpahaman dari pihak yang dituju mengenai tujuan kedatangan si pembawa surat.

Nah, mengingat pentingnya surat tersebut, ada baiknya Anda memahami karakteristik dan contoh surat pengantar pada artikel berikut.

Fungsi Surat Pengantar

Beberapa fungsi dari surat pengantar adalah sebagai berikut:

• Sebagai bentuk kesopanan dan wujud tertib administrasi dalam hubungan antarinstansi
• Sebuah bukti bahwa si pembawa surat adalah orang yang tepercaya dan menjadi utusan resmi dari suatu instansi
• Penjelasan secara formal mengenai maksud dan tujuan dari orang atau barang yang diantarkan
• Syarat mendapatkan surat resmi lain (misalnya surat pengantar dari RT/RW untuk mendapat SKCK, izin nikah, dll)

Contoh Surat Pengantar Beserta Formatnya

Sebagai surat resmi, penulisan surat pengantar menggunakan bahasa Indonesia formal sesuai Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Ada bagian-bagian yang memiliki format tersendiri sebagai acuan dan harus diikuti saat membuatnya. Beberapa bagian bisa berbeda tergantung jenis dan tujuan dari surat tersebut. Berikut penjelasan secara umum mengenai isi tiap bagian urut dari atas beserta contoh surat pengantar.

Kop Surat

Fungsi kop surat adalah menunjukkan bahwa surat tersebut dikirim resmi dari suatu instansi. Bagian ini sekaligus menjadi identitas pengirim yang berisi logo, nama, alamat, serta kontak yang bisa dihubungi. Kop surat ditempatkan pada bagian paling atas. Berikut contoh penulisannya

CV. Kalfiki Jaya

Jl. Tembok Ratapan No. 278, Bandung

Telp. 08574425781; Email: [email protected]

Kepala Surat

Di bawah kop surat adalah bagian kepala surat yang berisi beberapa elemen:

• Tempat dan tanggal: menunjukkan kapan dan di mana surat tersebut dibuat
• Nomor surat: pada surat kedinasan atau instansi biasanya terdapat penomoran surat untuk mempermudah pengarsipan
• Lampiran: penyebutan nama dan jumlah dokumen lain yang dikirim bersama surat pengantar
• Hal: berisi tujuan atau isi surat secara singkat
• Nama dan alamat penerima surat: berisi nama orang atau instansi yang dituju

Berikut adalah penulisan dari kepala surat pada contoh surat pengantar berkas.

Bandung, 18 Oktober 2014

Nomor : 24/SU/X/2014

Lampiran : 1 bendel berkas laporan

Hal : pengantar berkas laporan pengiriman

Yth.

Pimpinan Toko Kembang Gula

Jl. Pemuda Selatan No. 515, Sidoarjo

Badan atau Isi Surat

Bagian ini merupakan inti dari surat yang menjelaskan secara detail mengenai informasi yang hendak disampaikan dari surat tersebut. Berikut contoh penulisannya.

Dengan hormat, 

Sesuai kesepakatan yang telah disetujui, kami selaku distributor telah mengirimkan barang ke toko Bapak dan diterima oleh petugas gudang. Bersama surat pengantar ini, kami sampaikan berkas mengenai detail pengiriman barang tersebut pada tanggal 5 Oktober 2014.

Penutup

Isi penutup adalah salam penutup yang diikuti tanda tangan serta nama terang dari pengirim surat. Berikut contoh surat pengantar bagian penutup surat.

Demikian surat pengantar ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Budi Lestari

Manajer Pemasaran

Jenis Surat Pengantar

Ada beberapa jenis surat pengantar berdasarkan tujuannya dibuat. Secara umum, format yang dipakai sama dengan contoh surat pengantar yang telah dijelaskan di atas. Namun, biasanya perlu dilakukan penyesuaian pada bagian badan surat agar tujuan pengiriman surat pengantar dapat lebih dipahami. Berikut beberapa jenis surat pengantar:

• Surat pengantar proposal

Beberapa proposal biasanya dikirimkan ke instansi resmi, seperti proposal penawaran investasi, proposal permohonan dana, ataupun proposal kegiatan. Untuk contoh surat pengantar ini, jelaskan pada badan surat mengenai kegiatan yang akan dilakukan, penawaran yang ditawarkan, dan cara untuk berpartisipasi. 

Baca juga: Contoh Proposal Pengajuan Dana yang Baik dan Benar

• Surat pengantar barang, berkas dan dokumen resmi

Seperti pada contoh surat pengantar di bagian sebelumnya, surat ini menjelaskan mengenai isi dari barang atau berkas apa saja yang dikirimkan. Anda juga bisa menerangkan identitas pengantar barang supaya lebih dipercaya. 

• Surat pengantar pembuatan dokumen

download Contoh Surat Pengantar Berkas atau Dokumen (doc file)

Biasanya surat ini dikeluarkan oleh ketua RT/RW yang menerangkan bahwa seorang warga dengan identitas tercantum di badan surat benar-benar penduduk setempat. Beberapa surat resmi membutuhkan surat pengantar ini, seperti SKCK, akta nikah, atau KTP.

Demikianlah beberapa contoh surat pengantar yang bisa Anda contoh. Surat pengantar perlu dibuat formal agar tujuannya bisa tersampaikan dengan baik.

• Surat Pengantar Dinas

download Contoh Surat Pengantar Dinas (doc file)

Cek juga :

• Contoh Invoice Word dan Excel yang Bisa Kamu Gunakan
• Contoh Purchase Order Yang Sering Digunakan
• Contoh Kwitansi Excel yang Mudah

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata 12% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].