3 Manfaat Menggunakan Purchase Order dalam Bisnis

Untuk menjalankan operasional perusahaan, tentu memerlukan beberapa hal agar dapat mencapai target yang sudah ditentukan. Salah satu yang perlu dilakukan adalah dengan melakukan proses procurement atau pengadaan barang. Procurement atau yang biasa juga disebut sebagai purchasing merupakan suatu proses pembelian barang yang dilakukan sebagai bentuk dari perputaran uang dan investasi yang dilakukan oleh perusahaan. Saat melakukan procurement, perusahaan tentu akan berhadapan langsung dengan banyak transaksi. Dalam transaksi tersebut biasanya akan melibatkan dokumen yang dinamakan Purchase Order.

Nah, kali ini kita akan membahas lebih jauh, mulai dari apa itu purchase order, manfaat serta fungsinya dan lainnya yang mengenai purchase order di bawah ini.

Definisi Purchase Order

Purchase order atau PO merupakan sebuah dokumen yang dibuat oleh pembeli untuk menunjukkan barang yang ingin mereka beli dari pihak penjual. PO juga merupakan sebuah kontrak yang dibentuk sebagai kesepakatan antara pembeli dan penjual terkait barang yang ingin dibeli. Lain halnya dengan invoice yang dibuat oleh penjual lalu dikirimkan ke pembeli, sedangkan PO berasal dari pembeli dan dikirimkan ke penjual.

Dalam purchase order ini biasanya berisi informasi-informasi seperti detail perusahaan, tanggal pesanan, rincian barang atau produk yang ingin dibeli oleh pihak pembeli. Selain itu ada informasi seperti nama barang, harga barang dan ketentuan lainnya. Jadi purchase order ini adalah sebuah surat permintaan barang yang jumlah dan harganya dicantumkan oleh pembeli. 

Setelah PO dibuat, maka akan langsung dikirim kepada penjual. Lalu setelah itu, penjual tersebut akan melihat PO tersebut dan mempertimbangkan apakah akan menerima penawaran dari pihak pembeli tersebut atau tidak. Jika PO tersebut sudah diterima, maka pihak penjual sudah menyetujui untuk menjualnya dari jumlah yang sudah tercantum dan ditetapkan oleh pembeli. Setelahnya pihak penjual mengeluarkan invoice pada pembeli sesuai dengan pesanan pembeliannya.

Kadang banyak yang memiliki anggapan bahwa proses menggunakan PO ini cukup rumit, padahal dengan melakukan proses transaksi menggunakan sistem ini tentu transaksi menjadi lebih aman dan mengurangi adanya risiko-risiko yang ada.

Baca juga: Contoh Purchase Order

Manfaat Purchase Order

Setiap dokumen atau formulir yang digunakan perusahaan pastinya memiliki manfaat yang berbeda-beda. Karena itu berikut manfaat PO bagi perusahaan, seperti:

• Menghindari Adanya Kemungkinan Penipuan

Saat melakukan pemesanan dari satu supplier memang prosesnya dapat lebih singkat karena kita dapat memesannya langsung. Tetapi, hal ini akan sedikit berisiko karena adanya kemungkinan penipuan, apalagi jika sistem pemesanannya tidak sesuai dengan SOP. 

Hal ini berbeda dengan melakukan pemesanan barang dengan menggunakan Purchase Order di mana proses yang dilakukan akan lebih aman serta dapat terhindar dari risiko penipuan, sehingga dapat meminimalisir kerugian yang dapat dialami oleh perusahaan.

• Menentukan Harga yang Sesuai

Sebagai seorang pembeli yang menentukan harga dan juga kamu mengajukannya kepada pihak penjual. Apabila penjual tersebut setuju dengan harga dan barang yang kamu ajukan, maka ini dapat lebih menguntungkan bagi perusahaan.

Bahkan, jika kamu melakukan pemesanan dan pembelian lewat Purchase Order dalam jumlah yang lebih besar, biasanya juga akan mendapatkan potongan harga yang lebih murah. Hal tersebut dapat membuat perusahaan lebih irit dari segi pengeluarannya.

• Mengamankan Ketersediaan Barang

Melakukan pembelian dengan menggunakan Purchase Order ini dapat membantu kamu dalam mengamankan barang yang ingin dibeli. Karena saat mengajukan Purchase Order, tentu penjual akan memastikan ketersediaan barang yang kamu inginkan dan tentunya akan menyimpannya untuk dikirim pada waktu yang telah ditentukan.

Penjelasan di atas tentu sedikit banyak sudah membuat kamu memahami apa itu Purchase Order, bukan? Karena itu pastikan perusahaan kamu menggunakan sistem PO saat melakukan proses transaksinya agar semakin aman. Purchase Order ini juga dapat dijadikan jaminan untuk pengajuan pinjaman di beberapa platform pengajuan pinjaman loh, karenanya optimalkan transaksimu dengan menggunakan sistem Purchase Order.

Baca juga: Untungnya Mengajukan Pinjaman Dengan PO Financing!

Ajukan Pinjaman dengan Menggunakan Agunan yang Lebih Fleksibel di Akseleran

Untuk kamu yang tertarik mengenai pendanaan atau pinjaman langsung bisa juga menghubungi (021) 5091-6006 atau bisa via email [email protected].