Proforma Invoice – Dalam menjalankan bisnis, Anda akan menjalin kerja sama dengan vendor, klien, atau konsumen ritel secara langsung. Kerja sama, transaksi, atau negosiasi yang dilakukan tentu tidak bisa berlalu begitu saja tanpa ada hitam di atas putih. Di sinilah peran dari invoice dibutuhkan untuk memberikan tanda adanya kerja sama.
Tanpa invoice yang jelas, Anda akan kesulitan mengingat apa saja kerja sama atau perjanjian yang dibuat. Selain itu penagihan utang juga akan sulit dilakukan kalau tidak tahu tanggal jatuh tempo. Dengan menggunakan invoice, semua bisa berjalan dengan baik dan kedua belah pihak bisa menjalankan kewajibannya masing-masing.
Jenis Invoice yang Dikeluarkan dan Perbedaannya
Secara umum ada dua jenis invoice yang dikeluarkan oleh penjual. Pertama adalah invoice yang menjadi bukti transaksi dan memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran. Kedua adalah invoice sementara atau sering disebut sebagai proforma invoice. Kedua invoice ini memiliki fungsi berbeda meski secara umum dipakai sebagai tanda.
Invoice umumnya tidak akan mengalami perubahan karena bersifat akhir. Sementara itu proforma invoice bersifat sementara. Kelak akan diganti dengan invoice biasa kalau barang sudah diterima atau jasa sudah dikerjakan sesuai kesepakatan atau negosiasi yang dilakukan.
Karena proforma invoice bersifat sementara, dokumen ini diberikan sebelum barang dikirim. Dengan memberikan invoice ini akan terlihat dengan jelas barang apa saja yang akan dikirim atau jasa yang akan dikerjakan.
Manfaat Proforma Invoice
Proforma invoice memiliki cukup banyak manfaat dalam bisnis. Secara umum manfaat dari invoice ini terdiri dari beberapa poin di bawah ini.
- Sebagai alat untuk menunjukkan estimasi harga. Beberapa produk kerap tidak diketahui harga pastinya di awal karena harga bahannya bisa naik dan turun. Dari invoice proforma, pembeli bisa memperkirakan harga barang yang dibeli sebelum akhirnya barang jadi dan dikirim.
- Mencatat perkiraan produk yang akan dibeli. Ada kalanya produk yang akan dibeli habis stoknya atau ada perubahan jumlah. Dengan invoice ini perubahan bisa dilakukan asal sesuai dengan kesepakatan bersama.
- Melakukan perubahan jumlah. Pembeli juga kadang bisa melakukan perubahan sendiri karena butuh lebih banyak barang. Daripada membuat invoice terpisah, lebih baik memperbaiki invoice sementara.
- Bisa dijadikan rujukan di buku keuangan. invoice proforma bisa digunakan sebagai alat yang sah untuk membuat laporan keuangan. Dari invoice proforma ini penerbitan invoice penjualan bisa dilakukan setelah beberapa kali revisi harga hingga jumlah produk atau jasa yang dibeli.
- Rujukan yang sah jika barang akan dijual lagi. Ada kalanya invoice proforma digunakan untuk menunjukkan kalau produk yang dibeli memang berasal dari produsen tertentu dan asli.
- Rujukan yang sah untuk faktur pajak. Kalau ada masalah atau kondisi tertentu, invoice bisa digunakan untuk rujukan yang sah.
- Rujukan untuk bukti saat ada kesalahan pengiriman barang. Misal saat ada kekurangan barang atau mungkin ada barang yang tidak sesuai dengan keinginan.
Data yang Dibutuhkan Saat Membuat invoice proforma
invoice proforma memang dipakai sebagai dokumen pembelian sementara saja. Namun, berbagai data terkait pembelian harus lengkap. Berikut beberapa data yang harus ada ketika membuat invoice proforma.
Baca juga: Sudah Tahu Komponen dan Contoh Invoice yang Sering Kamu Gunakan?
- Identitas dari penjual mulai dari nama, nama toko, dan alamat.
- Tanggal invoice proforma dikeluarkan atau diterbitkan.
- Nama beserta deskripsi produk atau jasa yang dibeli.
- Segala hal terkait harga termasuk tarif pengiriman sampai pajak.
- Rincian dan total pembayaran.
- Tanggal jatuh tempo apabila disetujui
Dapatkan Template Contoh Proforma Invoice Excel Gratis!
Klik tombol di bawah berikut dan dapatkan contoh proforma invoice Excel yang bisa digunakan langsung untuk keperluan perusahaan dan pribadi.
Download Contoh Proforma Invoice Excel
Cek juga:
- Contoh Faktur Pembelian dan Penjualan
- Contoh Invoice Word dan Excel yang Bisa Kamu Gunakan
- Contoh Purchase Order Yang Sering Digunakan
Kesimpulan
Secara umum invoice proforma bisa diartikan sebagai invoice sementara. Dokumen ini dibuat karena barang atau jasa belum dikirim atau selesai dikerjakan. Selain itu invoice ini juga dibuat kalau ada masalah dengan pengiriman sehingga pihak pembeli harus mengetahui update terbaru.
Setelah semua barang dikirim atau jasa sudah dikerjakan, barulah invoice dikirimkan. Umumnya invoice ini memiliki tanggal jatuh tempo dan harus segera dibayarkan karena barang atau jasa sudah diterima sebelum tenggat.
Kalau Anda memiliki bisnis, terapkan sistem ini dengan baik. Dengan begitu bisnis bisa berkembang. Kalau masalah akuntansi seperti ini kacau, akan sulit untuk memajukan bisnis yang dijalankan.
Ajukan Pinjaman Sekarang dan Dapatkan Kemudahan Pinjaman Modal Usaha di Akseleran!
Dapatkan pinjaman dengan bunga kompetitif dan kemudahan proses pengajuan. Ajukan pinjaman untuk mengembangkan usahamu sekarang. Akseleran juga sudah terdaftar resmi di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sehingga proses transaksi yang kamu lakukan jadi lebih aman dan terjamin.
Untuk kamu yang tertarik mengenai pendanaan atau pinjaman langsung bisa juga menghubungi (021) 5091-6006 atau bisa via email [email protected].
