Menurut KBBI, kwitansi adalah surat bukti penerimaan uang. Dokumen ini penting dalam transaksi jual beli sebagai salah satu indikator tertib administrasi. Kwitansi sekaligus menjadi bukti legalitas transaksi yang memiliki kekuatan di mata hukum.
Sebagai penjual, Anda sebaiknya memiliki cadangan kwitansi kosong untuk memudahkan transaksi kapan pun dan dimana pun. Hal ini akan membuat profesionalisme Anda meningkat di mata pelanggan. Anda bisa membuat sendiri format yang cocok untuk perusahaan atau memakai kwitansi yang dijual bebas. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
Fungsi Kwitansi
Sebelum membuat kwitansi kosong, ada beberapa fungsi kwitansi secara umum yang perlu diketahui:
- Bukti transaksi yang sah antara dua pihak atau lebih
- Mempermudah catatan administrasi keuangan
- Sebagai barang bukti legal jika ada sengketa di pengadilan
- Menambah kredibilitas dalam bisnis
Mengingat fungsinya yang cukup penting, Anda perlu menyimpan dengan baik dokumen kwitansi yang didapat dari suatu transaksi.
Format Kwitansi Kosong
Kwitansi membutuhkan komponen-komponen wajib supaya bisa dianggap sebagai bukti transaksi yang sah. Di bawah ini daftar kelengkapannya untuk dicermati.
-
Nomor
Penomoran berguna untuk membedakan transaksi yang satu dengan lainnya. Anda bisa membuat sistem nomor sendiri dengan kombinasi huruf dan angka. Pastikan tidak ada nomor ganda pada setiap kwitansi.
-
Nama
Berisi nama pembeli kepada siapa kwitansi diberikan. Tulis dengan jelas dan jangan sampai salah.
-
Jumlah harga
Berisi jumlah harga yang harus dibayar pembeli. Pastikan penyebutan jumlah dan nominal angka sama dalam penulisan.
-
Tujuan pembayaran
Tuliskan apa tujuan dari pembayaran uang tersebut. Jika untuk pembelian produk, tuliskan juga detail produknya termasuk kuantitasnya.
-
Tempat dan tanggal
Bagian ini dapat menjadi bukti penting jika hendak melacak riwayat transaksi.
-
Tanda tangan dan cap stempel
Komponen ini merupakan bukti legalitas bahwa kwitansi dikeluarkan oleh pihak yang berwenang.
-
Materai
Beberapa transaksi membutuhkan materai sebagai bukti keabsahannya.
-
Logo perusahaan
Logo bisa dicantumkan jika Anda membuat sendiri kwitansi kosong. Komponen ini menguatkan kredibilitas perusahaan di mata pembeli.
Cara Membuat Kwitansi Kosong
Kwitansi kosong memang banyak dijual bebas di toko alat tulis. Namun, jika komponennya kurang lengkap atau tidak sesuai kebutuhan perusahaan, ada baiknya Anda membuatnya sendiri. Caranya cukup mudah; gunakan aplikasi pembuat dokumen seperti Microsoft Word dan ikuti langkah berikut:
- Atur ukuran kertas menjadi A6 melalui page setup untuk standar kwitansi.
- Buat bagian kop sebelah kiri atas berisi identitas perusahaan seperti nama, alamat, kontak, serta logo.
- Lengkapi bagian kepala kwitansi dengan komponen penting lainnya seperti nomor, tanggal transaksi, dan nama penerima kwitansi.
- Pada badan kwitansi, buatlah tabel yang terdiri dari beberapa kolom untuk mempermudah perincian dari tujuan pembayaran sesuai unit yang diperjualbelikan. Misalnya saja, Anda bisa mencantumkan nama barang, jumlah, dan nominal harga dalam satu tabel.
- Anda bisa menambahkan keterangan khusus di bawah tabel. Misalnya, tentang perjanjian pengembalian barang atau garansi.
- Pada bagian bawah, buat tempat untuk tanda tangan, cap stempel, dan penempelan materai jika diperlukan. Buatlah desain kwitansi semenarik mungkin agar terlihat lebih kredibel.
Baca juga: Bentuk dan Contoh Kwitansi Pembayaran Serta Cara Membuatnya
Jenis dan Contoh Kwitansi Kosong
Setelah mengetahui format dan cara pembuatan kwitansi kosong di atas, Anda bisa membuat sendiri dan memodifikasi kwitansi sesuai jenis dan kebutuhannya. Di bawah ini adalah karakteristik dari tiap jenis kwitansi serta fungsinya.
- Kwitansi serah terima uang: kwitansi ini berupa bukti penyerahan sejumlah uang dari satu pihak ke pihak lain.
- Kwitansi transaksi produk: berisi penjelasan mengenai detail produk yang dibeli termasuk jenis, nomor seri, serta harga barang.
- Kwitansi bukti pembayaran: digunakan pada transaksi jual beli dalam jumlah besar, misalnya jual beli rumah atau tanah. Di dalamnya tercantum keterangan mengenai jumlah uang yang dibayar serta keterangan lunas atau berupa cicilan.
- Kwitansi transfer uang: kwitansi ini sering dipakai dalam dunia perbankan dan berisi kode transaksi ataupun nomor rekening penerima uang.
- Kwitansi cash receipt: kwitansi ini biasanya digunakan pada lingkungan internal kerja. Fungsinya menjelaskan dana keluar atau masuk untuk diarsipkan sebagai bukti saat proses audit keuangan.
Itulah beberapa format dan contoh kwitansi kosong. Anda sebaiknya mempelajarinya dengan cermat saat akan membuatnya supaya bukti transaksi keuangan bisa tercatat rapi dan meningkatkan kredibilitas di mata konsumen. Selamat mencoba!
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata 10,5%-12% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
