Reimburse adalah bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas harian para karyawan di perusahaan. Pasalnya, kadang-kadang ada situasi yang membuat seorang karyawan perlu mengeluarkan uang pribadinya saat menjalankan operasional kantor atau ketika ia harus menyelesaikan suatu pekerjaan. Nah, apabila itu yang terjadi, karyawan harus mengajukan reimburse kepada bagian keuangan di kantornya sehingga uang tersebut bisa kembali ke kantongnya. Maka, untuk lebih memahami soal reimburse, simak penjelasan berikut.
Pengertian Reimburse
Pada dasarnya, reimburse adalah pemberian kompensasi yang dilakukan perusahaan untuk mengembalikan dana pribadi karyawan yang dikeluarkan saat mereka bertugas atau menyelesaikan urusan bisnis. Meski demikian, tidak semua uang pribadi yang dikeluarkan karyawan dapat di-reimburse ke perusahaan. Hal tersebut tentunya akan sangat bergantung pada kebijakan masing-masing perusahaan. Berikut ini beberapa tipe pengeluaran yang umumnya bisa diajukan reimburse.
Mengganti biaya perjalanan bisnis
Adakalanya, karyawan harus melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau bahkan ke luar negeri. Dalam hal ini, jenis pengeluaran seperti tiket transportasi dan akomodasi biasanya dapat di-reimburse.
Mengganti biaya bisnis
Tujuan dari reimburse adalah mengganti dana pribadi yang dikeluarkan karyawan saat melakukan kepentingan bisnis perusahaan. Contoh dari pengeluaran tersebut antara lain: biaya pulsa yang dikeluarkan saat karyawan harus menghubungi klien atau tim lain, biaya makan saat menghadiri rapat di luar kantor, mengeluarkan dana pribadi untuk membeli perlengkapan kantor, dan lain sebagainya.
Mengganti biaya perawatan kesehatan
Karyawan juga bisa mengajukan reimburse untuk meminta ganti atas biaya medis yang telah dikeluarkan saat berobat.
Jenis-Jenis Reimburse
Dalam praktiknya, reimbursement umumnya dibagi atas tiga jenis, yaitu:
Asuransi
Reimburse adalah istilah yang sering dijumpai di bidang asuransi. Pasalnya, ketika seorang pemegang polis asuransi kesehatan perlu segera menjalani tindakan medis darurat, dia tentunya tidak memiliki waktu untuk mengurus keperluan administrasi di perusahaan asuransinya. Alhasil, tertanggung terpaksa mengeluarkan dana pribadinya untuk melunasi biaya perawatan medis tersebut. Namun, setelah itu, dia dapat mengajukan reimbursement kepada perusahaan asuransinya guna meminta kompensasi.
Pajak
Apabila karena suatu hal, pembayar wajib pajak ternyata telah melunasi kelebihan pajaknya, ia berhak untuk mengajukan reimbursement. Tentunya, kelebihan pajak tersebut akan dikembalikan kepada wajib pajak yang berhak menerimanya.
Legal
Jenis reimbursement ini biasanya ditemui di sektor hukum. Contohnya, hakim bisa saja meminta seseorang yang sedang mengurus perceraian untuk membayar reimbursement kepada mantan pasangannya. Hal ini karena selama menikah, mantannya tersebut telah bekerja untuk mendukungnya saat masih belajar di perguruan tinggi.
Baca juga: 7 Dokumen Legalitas Perusahaan yang Harus Dimiliki
Tips Mengajukan Reimbursement Kepada Perusahaan
Karena reimbursement tidak bisa dicairkan begitu saja, karyawan perlu tahu beberapa tips di bawah ini agar proses pengajuannya bisa lancar.
Pastikan bahwa Anda sudah memahami kebijakan perusahaan perihal reimburse
Setiap perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda terkait pencairan reimbursement. Oleh karenanya, cari tahu tipe pengeluaran seperti apa yang benar-benar akan diganti perusahaan Anda. Kemudian, cek prosedur pengajuan reimbursement yang benar di perusahaan Anda.
Siapkan dokumen yang diminta
Setelah mengetahui prosedur pengajuan reimbursement di perusahaan, siapkan semua dokumen yang diminta oleh bagian keuangan Anda. Dokumen tersebut biasanya berupa invoice, bukti pembayaran, dan lain sebagainya. Pastikan pula untuk membawa dokumen yang asli, bukan salinan.
Simpan semua bukti pembayaran
Sebelum mengajukan reimbursement, cek kembali semua bukti pembayaran Anda. Apakah sudah lengkap atau belum? Bukti pembayaran yang valid harus memuat informasi detail seperti deskripsi produk, tempat pembelian, waktu transaksi, dan total biaya yang dibayarkan.
Lakukan pengajuan sesegera mungkin
Tips selanjutnya dalam mengajukan reimburse adalah jangan ditunda-tunda. Lakukan pengajuan klaim penggantian dana sesegera mungkin, setelah semua bukti pembayaran Anda terima. Hal ini karena perusahaan biasanya menetapkan waktu maksimal pengajuan reimbursement. Jadi, pastikan untuk tidak menunda pengajuan penggantian dana tersebut kepada perusahaan Anda.
Demikian ulasan tentang reimbursement. Setelah pengajuan Anda disetujui dan perusahaan membayarkan dana tersebut, pastikan untuk segera mengeceknya. Apakah nominal yang diberikan sudah sesuai? Jika tidak, tanyakan secepat mungkin ke bagian keuangan tentang hal tersebut. Dengan demikian, bila ada masalah atau kekeliruan yang terjadi dalam proses pencairan dana itu, Anda pun bisa segera menyelesaikannya secara cepat.
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata 10,5%-12% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
