Personal assistant adalah sebuah pekerjaan yang sering kali dikaitkan dengan orang dengan jabatan tinggi. Jabatan tinggi yang dimaksud adalah jabatan setara C-level atau jabatan lain di lingkungan pemerintahan.
Seperti apakah tugas seorang personal assistant? Lalu, skill apa saja yang diperlukan agar bisa menjadi seorang personal assistant? Yuk, ketahui jawabannya di artikel berikut.
Personal Assistant Adalah…
Personal assistant merupakan individu yang menjalani tugas sebagai ‘tangan kanan’ seseorang, biasanya yang memiliki jabatan tinggi.
Tugas utama seorang personal assistant adalah membantu atasannya dalam menyelesaikan tugas-tugasnya.
Pekerjaan ini sering kali dianggap sama dengan sekretaris. Padahal, sebenarnya dua pekerjaan ini berbeda.
Perbedaan yang paling mendasar adalah kepada siapa seorang personal assistant dan sekretaris bekerja.
Seorang personal assistant hanya bekerja pada satu orang saja. Sesuai dengan namanya, lingkup kerja personal assistant adalah membantu seseorang dalam mengurus hal-hal yang bersifat personal—baik yang berkaitan dengan kehidupan profesional bahkan hingga urusan pribadi sehari-hari.
Di sisi lain, sekretaris biasanya bekerja dalam setting tim maupun departemen. Seorang sekretaris tidak bekerja untuk membantu anggota tim lain secara personal. Sekretaris juga tidak bekerja untuk rekan satu departemennya. Di sinilah letak perbedaan dari kedua pekerjaan ini.
Tugas Personal Assistant
Sebagaimana telah disebutkan, tugas seorang personal assistant adalah membantu seseorang dengan jabatan tinggi untuk mengurus hal-hal yang kurang mendesak. Dengan demikian, orang yang dibantu bisa fokus menyelesaikan tugas lain yang lebih krusial.
DIlansir dari Indeed, berikut adalah beberapa tugas dan tanggung jawab dari seorang personal assistant.
- Menjadwalkan meeting maupun kegiatan lain yang berkaitan dengan pekerjaan.
- Menjawab panggilan telepon, membalas email, dan menerima berkas korespondensi.
- Menjadi notulen pribadi dalam meeting yang dilakukan.
- Menyiapkan ruang dan perlengkapan untuk meeting.
- Menyiapkan berkas maupun dokumen apa pun yang diperlukan atasan.
- Mengatur rencana perjalanan atasan—misalnya seperti melakukan booking tiket pesawat, akomodasi, maupun transportasi darat di lokasi tujuan.
- Mengerjakan tugas-tugas lainnya yang diperintahkan atasan.
Skill yang Dibutuhkan untuk Menjadi Personal Assistant
Jika Anda melihat job description personal assistant yang tertera di atas, dapat diketahui bahwa pekerjaan ini bukanlah pekerjaan yang mudah. Perlu skill khusus dalam menangani semua job description Anda.
Beberapa skill yang dibutuhkan seorang personal assistant dalam melaksanakan tugasnya antara lain:
Kemampuan mengatur waktu yang baik
Karena atasan Anda adalah orang penting, segala sesuatu yang Anda jadwalkan untuk atasan perlu diatur dengan baik. Namun karena tugas personal assistant tidak hanya menjadwalkan kegiatan atasan, Anda perlu pintar mengatur waktu agar tugas-tugas pribadi Anda juga terselesaikan dengan baik.
Karena itulah, Anda perlu punya kemampuan mengatur waktu yang baik agar tugas-tugas Anda pribadi tidak ‘terlantar’.
Pada awalnya, mungkin Anda akan kesulitan untuk mengerjakan tugas sembari menyesuaikan diri dengan ritme pekerjaan yang cepat. Akan tetapi, lambat laun Anda pasti bisa membiasakan diri dengan beragam job description yang diberikan.
Baca juga: Strategi untuk Bisnis Supaya Menghindari Kepailitan
Kemampuan komunikasi yang baik
Skill yang diperlukan personal assistant selanjutnya adalah skill komunikasi—baik secara verbal maupun secara tulisan.
Skill ini sangat penting untuk dimiliki jika Anda adalah seorang personal assistant. Pasalnya, Anda mungkin akan sering bertemu dengan orang-orang penting, menulis korespondensi, melakukan presentasi, atau menulis laporan dan notulensi.
Kegiatan-kegiatan yang termasuk ke dalam job description personal assistant ini tentunya membutuhkan keahlian berkomunikasi yang baik.
Melek teknologi
Saat ini teknologi sudah digunakan di berbagai lini kehidupan. Salah satunya adalah di lingkungan profesional. Karena seorang personal assistant perlu mengerjakan banyak pekerjaan yang berkaitan dengan atasannya, maka penguasaan teknologi—khususnya software-software terkait pekerjaan—menjadi hal yang penting.
Software-software yang dimaksud misalnya seperti software pengolah kata, pengolah angka (spreadsheet), dan pengolah slide presentasi. Jika Anda memiliki kemampuan mengoperasikan software lainnya—apalagi yang membantu pelaksanaan pekerjaan, maka hal tersebut akan jadi nilai tambah.
Siap menjaga kerahasiaan perusahaan
Karena kamu akan bekerja dengan pemilik jabatan tinggi, bukan tidak mungkin kamu akan mengetahui hal yang terkait pengambilan keputusan penting. Tak hanya itu, mungkin Anda juga akan mengetahui beberapa rahasia pribadi atasan.
Di sinilah integritas Anda diuji. Sebagai seorang personal assistant, menjaga informasi sensitif yang menyangkut perusahaan maupun pribadi atasan Anda adalah hal yang harus dilakukan.
Demikianlah ulasan singkat mengenai definisi, tugas, dan skill yang dibutuhkan seorang personal assistant. Pekerjaan personal assistant adalah pekerjaan yang tidak mudah. Namun jika Anda ingin menjadi personal assistant, pastikan memiliki skill–skill di atas untuk bisa menjadi personal assistant yang mampu diandalkan.
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang igin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
