Pengusaha Perlu Tahu, Apa Itu Manajemen Proyek dan Tahapannya

0
113
Manajemen Proyek

Pernahkah Anda berpikir bagaimana sebuah proyek pembangunan pusat perbelanjaan yang membutuhkan banyak dana, bahan, dan pekerja bisa berjalan lancar dan tepat waktu? Semuanya berkat manajemen proyek. 

Manajemen proyek merupakan sebuah metode yang mengatur sebuah kegiatan dalam proyek mulai dari perencanaan, pengarahan, pengorganisasian, sampai pengawasan supaya prosesnya sesuai jadwal dan tidak melebihi batas anggaran yang telah ditentukan.

Manajemen proyek dianggap berhasil apabila semua hal yang telah dirancang memenuhi kebutuhan pelanggan. Dalam menjalankan proses ini, seluruh orang-orang di dalamnya harus memiliki sejumlah keterampilan, mulai dari keterampilan teknik, budgeting, manajemen risiko, sumber daya manusia, serta manajemen bisnis yang baik. 

Lalu, seberapa pentingkah pengendalian proyek dalam kegiatan bisnis? Hal-hal apa saja yang harus dilakukan dalam memanajemen proyek? Begini penjelasannya. 

Pentingnya Manajemen Proyek 

Manajemen proyek memiliki peran penting bagi suatu perusahaan, terutama bisnis yang bergerak di bidang konstruksi, penelitian, dan manufaktur. Berikut alasan mengapa pengendalian kegiatan begitu dibutuhkan.

  • Menyusun Perencanaan

Apa jadinya bila sebuah kegiatan besar seperti gelaran Asia Games berjalan tanpa rencana yang tepat? Kemungkinan acara berjalan sukses sesuai harapan pun tidak akan tercapai. Apalagi di dalamnya melibatkan banyak orang mulai dari panitia dari penjuru negeri, petinggi negara, sampai para atlet. 

Di sinilah peran pengendalian proyek dibutuhkan. Fungsi utamanya adalah membuat perencanaan acara mulai dari awal hingga akhir dengan mempertimbangkan beberapa faktor, seperti anggaran, sumber daya manusia, konsep acara, serta pihak-pihak yang akan berhubungan dengan acara tersebut. 

  • Memanajemen Keuangan

Anggaran dana memiliki peran krusial dalam menjalankan sebuah proyek. Itu sebabnya harus dikelola secara maksimal agar tidak menimbulkan kekacauan nantinya. Pimpinan proyek perlu mencari jumlah anggaran seminimal mungkin, tanpa merusak kriteria proyek yang telah ditetapkan di awal. 

  • Mengelola Risiko

Ada kemungkinan sebuah proyek mengalami trial dan error. Dalam proses pembangunan bangunan misalnya. Tembok bisa saja mengalami keretakan dalam waktu dekat apabila komposisi bahannya tidak tepat. Jika harus dibongkar dan disusun ulang, tentunya akan ada tambahan biaya untuk membeli material baru.

Keputusan apa pun yang diambil haruslah mempertimbangkan segala risiko. Inilah alasan mengapa perlu manajemen proyek, tujuannya adalah untuk mengendalikan risiko.

  • Menyelesaikan Tepat Waktu

Memberikan keyakinan kepada pelanggan bahwa proyek akan diselesaikan dalam tenggat waktu yang telah ditentukan adalah salah satu kunci keberhasilan menjalankan manajemen proyek. 

Baca juga: Contoh Rencana Anggaran Biaya (RAB) dalam Proyek Perumahan

Apa Saja Tahapan Manajemen Proyek?

Proses pengendalian proyek memiliki beberapa tahap. Apa saja? 

  • Pendefinisian proyek, merupakan proses awal yang bertujuan menganalisis faktor-faktor apa saja yang akan mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan suatu proyek. 
  • Inisialisasi proyek, tahapan yang fokus untuk merencanakan sumber daya sebelum pengerjaannya dilakukan. 
  • Perencanaan proyek, proses menguraikan bagaimana proyek dikerjakan berdasarkan waktu, anggaran dana, dan ruang lingkup. 
  • Pelaksanaan proyek, pengerjaan proyek sesuai keinginan pelanggan dan prosedur yang telah ditetapkan.
  • Pemantauan dan pengendalian proyek, melakukan pengawasan untuk mengendalikan proyek agar seluruh prosesnya berjalan lancar dan sesuai target. 
  • Penutupan proyek, menerima hasil akhir dari proyek dan menghentikan seluruh sumber daya. 

Teknik Manajemen Proyek

Umumnya ada dua teknik pengendalian proyek yang dikenal, yang paling mudah adalah Gantt Chart dan PERT (Program Evaluation Review Technique) sebagai teknik yang cukup rumit. Apa beda keduanya? 

  • Gantt Chart

Gantt chart dimodelkan dengan diagram batang. Fungsinya adalah memberikan visualisasi terkait pengerjaan proyek dari waktu ke waktu. Adapun komponen penyusun sebuah Gantt Chart di antaranya yaitu, tanggal mulai, tugas apa saja yang dikerjakan, PIC masing-masing tugas, deadline pengerjaan, bagaimana tugas kelompok saling berhubungan, dan tanggal selesai proyek. 

  • PERT

PERT merupakan sebuah teknik yang digunakan untuk menggarap sebuah proyek yang bersifat kompleks dan saling bergantung satu sama lain. Dengan menggunakan PERT Anda bisa mencari peluang untuk pengurangan biaya dan waktu dalam pengerjaan proyek. 

Demikian penjelasan mengenai pengertian manajemen proyek, tahap, sampai teknik yang digunakan. Melalui memanajamen proyek, harapannya para pekerja yang terlibat di dalamnya bisa mengerjakan prosesnya secara runut, tepat waktu, dan hasilnya sesuai kebutuhan pelanggan. Apalagi, manajemen proyek dapat meminimalisasi risiko yang tidak diinginkan selama proses pengerjaan. 

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Sebagai platform pengembangan dana yang optimal dengan bunga hingga 21% per tahun kamu dapat memulainya hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected]