Panduan Cara Menggunakan Google Docs untuk Pemula

0
776
Google Docs

Google Docs atau Google Dokumen merupakan salah satu layanan Google yang membantu Anda dalam mengolah kata dan dokumen. Sekarang banyak orang memanfaatkannya sebagai alternatif Microsoft Word, karena fiturnya lebih beragam dan cocok untuk mengerjakan dokumen secara kolaboratif.

Jika terbiasa menggunakan Microsoft Word, maka Anda kemungkinan akan menemukan beberapa kesulitan ketika menggunakan produk Google ini.

Oleh karena itu, untuk memahaminya, maka Anda dapat membaca beberapa panduan khusus pemula pada artikel di bawah!

Apa itu Google Docs?

Google Docs adalah merupakan sebuah layanan untuk mengolah kata yang disediakan oleh Google khusus bagi penggunanya dengan gratis.

Sederhananya, layanan ini akan membantu Anda untuk bisa membuat, menyunting, serta membagikan berbagai dokumen tertulis secara online.

Pengguna bisa memanfaatkannya dalam membuat beraneka jenis dokumen, seperti catatan, tugas, proposal, catatan rapat, cover letter, dan sebagainya.

Salah satu penyebab banyaknya orang memilih menggunakan layanan ini adalah mengenai data yang tersimpan secara online.

Hal ini bisa menghindari risiko tidak tersimpannya data Anda karena perangkat mati atau lupa melakukan Cttl + S berulang kali setelah melakukan pembaruan pada dokumen.

Meskipun demikian, saat ini juga sudah tersedia fitur Google Docs offline agar memudahkan pengguna mengedit dokumen tanpa koneksi internet sekalipun.

Dalam bidang pendidikan, sudah banyak juga yang memanfaatkan layanan Google ini. Pelajar atau mahasiswa bisa menggunakannya untuk koordinasi atau kolaborasi ketika mengerjakan tugas kelompok. Selain itu pengarsipan tugas juga jauh lebih mudah,praktis, dan efisien.

Sedangkan untuk bidang pekerjaan profesional, kerja tim juga bisa lebih mudah terorganisir ketika memanfaatkan layanan tersebut.

Cara Membuat Dokumen Google Docs

Saat ini ada dua alternatif umum yang dapat Anda manfaatkan ketika hendak membuat dokumen pada Google Dokumen, yaitu:

1. Gunakan Tautan

Google Docs

Anda dapat menggunakan tautan khusus yang disediakan Google untuk  membuat proposal, tugas, CV, skripsi, dan sebagainya. Caranya:

  • Silakan klik tautan https://docs.google.com ini melalui browser pada laptop ataupun komputer.
  • Setelah itu silakan login menggunakan akun Google terlebih dahulu
  • Pilihlah lembaran kosong untuk membuat dokumen baru dengan memilih ikon “+”
  • Selain dengan klik lembaran baru, Anda juga dapat memilih beberapa template yang tersedia, seperti untuk membuat surat, CV, atau proposal.
  • Apabila ingin tautan yang langsung menuju dokumen baru, maka salin atau buatlah tautan https://docs.google.com/create

2.   Gunakan Google Search

Google Docs

Untuk akses cepat lainnya, Anda juga bisa memanfaatkan fitur Google Search yang tersedia di aplikasi Google Chrome pada perangkat laptop atau PC. Namun pastikan Anda sudah login dengan akun gmail agar fitur ini bisa dimanfaatkan.

Nah, cara membuat dokumen baru dengan fitur ini adalah:

  • Bukalah Google Search atau Chrome di laptop atau komputer Anda
  • Kliklah ikon titik-titik yang berada di sebelah gambar prodil Google. Di sana akan tersedia berbagai layanan Google
  • Gulir menu-menu tersebut sampai Anda menemukan “Dokumen atau Document, kemudian klik

Pilih dokumen baru ataupun template yang tersedia

Cara Membuat Link di Google Docs

Google Docs

Ketika Anda telah selesai membuat sebuah dokumen, maka dokumen tersebut bisa dibagikan kepada pengguna lainnya dengan menggunakan tautan. Hal ini jauh lebih praktis daripada menggunakan Microsoft Word, yang biasanya harus mengirimkan file secara langsung.

Tautan tersebut juga bisa Anda atur, apakah untuk sekadar dilihat atau bisa diedit oleh orang lain.

Untuk membagikan tautan, caranya adalah:

  • Kliklah menu “Bagikan” yang berada pada bagian sudut kanan atas dokumen
  • Setelah itu, aturlah dokumen tersebut menjadi publik atau “Siapa saja yang memiliki link
  • Lalu atur, akses untuk pengguna yang mendapatkantautan tersebut. Pilihannya adalah hanya bisa melihat atau meninjau, bisa memberikan komentar, atau sebagai editor yang bisa mengedit dokumen itu
  • Jika sudah, kliklah “Salin link”  dan paste ke tempat yang Anda siapkan
  • Akhiri dengan klik “Selesai”

Tips Mengoptimalkan Google Dokumen

Google Dokumen adalah sebuah layanan yang menyediakan banyak fitur menarik bagi pengguna, sehingga Anda perlu tahu tips dan trik memanfaatkannya untuk keperluan tugas ataupun kerja.

Beberapa tips cara menggunakan Google Dokumen adalah:  

1. Edit secara Offline

Seperti penjelasan sebelumnya, Anda bisa mengedit dokumen tanpa harus terhubung dengan koneksi internet. Pemanfaatannya bisa untuk mengedit ataupun pembaruan pada dokumen.

Caranya sangat mudah. Anda cukup masuk ke dalam akun Google yang menyimpan dokumen tersebut. Kemudian semua dokumen sudah bisa tersedia secara offline ketika Anda membuka browser dan membuka layanan ini.

Baca juga: Cara Buat dan Daftar Akun Gmail dengan Lebih Mudah

2.   Ubah Ucapan Menjadi Teks

Ketika sulit mengetik karena tangan cedera atau sekadar malas mengetik, Anda bisa melakukan dikte menggunakan layanan Google Dokumen. Caranya:

  • Pada tab Tools, pilihlah Voice Typing, atau bisa menggunakan pintasan Shift + S agar fitur tersebut aktif
  • Diktekanlah kata-kata yang ingin Anda tulis
  • Agar tulisan lebih rapi, pastikanlah memasukkan perintah mengenai tanda baca. Misalnya comma, new line, period, serta new paragraph.

3.   Tambahkan Kosakata di Dictionary

Anda bisa menambahkan kata atau istilah baru ke dalam glosarium Google Dokumen. Hal ini bisa menghindarkan Anda dari tampilan garis merah di bawah frasa yang sebenarnya benar.

Penyebab frasa yang benar mendapatkan kode tersebut karena istilahnya belum masuk ke dalam glosarium layanan.

Untuk menambahkan kata-kata tersebut, caranya:

  • Pilihlah menu Tools dan klik Spelling
  • Klik menu Grammar
  • Masukkan istilah baru ke dalam menu Personal Dictionary

4.   Beberapa Keyboard Shortcuts

Agar lebih mudah dan cepat untuk menggunakan beberapa menu, Anda bisa memanfaatkan beberapa shortcut umum berikut ini:

  • Ctrl + Shift + > : Memperbesar ukuran font
  • Ctrl + Alt + M : Menambahkan komentar
  • Ctrl + Shift + Y : Membuka kamus
  • Shift + T: Membuat dokumen baru

5.   Fitur Find and Replace

Untuk memperbaiki beberapa kesalahan, Anda bisa memanfaatkan fitur Find and Replace, sehingga tidak perlu lagi memperbaikinya satu per satu.

Cara menggunakan fitur ini adalah:

  • Pilihlah menu edit dan cari fitur Find and Replace yang terletak di bawah menu dropdown.
  • Setelah itu masukkan kata yang salah pada menu Find dan kata yang benarnya pada Replace
  • Alternatif lain untuk menggunakan menu ini adalah dengan menggunakan shortcut Ctrl + F

6.   Cek Hisori Revisi

Anda bisa melihat histori revisi yang dilakukan sendiri ataupun oleh orang lain, sehingga bisa mengetahui bagian mana yang mendapat perubahan. Selain itu, fitur ini juga bisa membantu Anda mengembalikannyake dalam versi sebelum revisi.

Untuk melihatnya, caranya yaitu:

  • Bukalah dokumen dan pilih menu File
  • Setelah itu klik Revision History
  • Pada bagian kanan layar akan terlihat panel yang berisikan gambaran umum mengenai siapa dan kapan modifikasi pada dokumen telah terjadi

Kesimpulan

Google Docs adalah layanan untuk pengolah kata yang dapat membantu Anda dalam membuat dokumen mandiri ataupun kolaborasi. Semua perubahan Anda bisa tersimpan secara online, sehingga tidak perlu khawatir file hilang karena lupa tersimpan. Maka tidak heran semakin banyak yang menggunakannya.

Dukung Pertumbuhan UMKM dan Bangkitkan Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan di Akseleran!

Akseleran memberikan kesempatan untuk kamu yang ingin membantu mengembangkan bisnis kecil dan menengah di Indonesia. Dapatkan keuntungan dari suku bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan serta perlindungan proteksi asuransi 99% terhadap pinjaman. Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar dan mulailah pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Selain itu, kamu juga bisa melihat info Akseleran sebagai grup usaha di halaman Grup Akseleran.

BLOG100

Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].