Kamu pasti sudah tidak asing dengan kegiatan rapat, bukan? Nah, salah satu hal yang tidak boleh terlewatkan kala rapat adalah membuat notula rapat. Biasanya, akan ada seseorang yang ditunjuk sebagai notulis agar hal tersebut tidak terlupakan.
Sebenarnya apa sih yang dimaksud dengan notula dalam rapat atau yang kadang juga disebut sebagai notulen rapat ini? Seberapa penting keberadaannya? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, silakan membaca artikel ini sampai selesai, ya.
Apa Itu Notulen Rapat?
Menurut KBBI, notulen adalah bentuk tidak baku dari kata notula yang berarti catatan singkat tentang jalannya rapat. Maka, notula atau notulen rapat biasanya berisi informasi seputar hal-hal yang dibahas dalam rapat dan keputusan-keputusan penting yang ditetapkan.
Sementara itu, notulis adalah sebutan bagi seseorang yang bertanggung jawab untuk menyusun catatan rapat atau notula tersebut. Ia tidak menulis semua hal yang dibicarakan dalam rapat, tetapi hanya mengambil inti atau poin penting dari sesuatu yang sedang dibahas. Maka dari itu, diperlukan kemampuan khusus untuk menjadi seorang notulis, khususnya kemampuan merangkum.
Tujuan Pembuatan Notula Rapat
Membuat notulen rapat untuk setiap pertemuan yang dilakukan memiliki beberapa tujuan. Salah satunya adalah untuk menjadi bukti bahwa rapat telah terlaksana dengan baik. Dalam hal ini, notulen rapat selanjutnya digunakan sebagai tanda bukti pertanggungjawaban untuk diserahkan kepada pihak-pihak yang berkepentingan.
Selain itu, notulen rapat juga bertujuan untuk menjadi bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan lebih lanjut serta memberikan informasi yang kredibel. Hal ini berkaitan dengan konteks isi rapat yang memerlukan analisis secara lebih lanjut. Sehingga, setelah rapat usai, keberadaan catatan hasil rapat ini bisa menjadi acuan untuk melaksanakan tindakan-tindakan tertentu.
Fungsi Notula Rapat
Selanjutnya, notulen rapat juga memiliki beberapa fungsi. Antara lain adalah sebagai panduan, pengingat, juga penghemat waktu. Maksudnya, keberadaan notulen rapat berguna sebagai dasar panduan untuk melaksanakan kegiatan atau proyek tertentu sesuai hasil yang telah ditetapkan dalam rapat.
Selain itu, notulen rapat juga berfungsi sebagai reminder bagi masing-masing peserta rapat terhadap berbagai tugas dan tanggung jawab yang diberikan. Bukan sekadar deskripsi pekerjaan yang harus dilakukan, tetapi juga termasuk jangka waktu yang ditetapkan. Sehingga, memastikan pelaksanaan suatu kegiatan bisa berjalan tepat waktu.
Susunan Notulen Rapat
Sebuah notula rapat yang baik memiliki susunan tertentu yang memungkinkan berbagai informasi penting dapat dimasukkan ke dalamnya. Berikut ini adalah informasi yang dibutuhkan dalam membuat catatan hasil rapat.
Pertama, pembukaan yang berisi informasi seputar topik rapat, waktu, lokasi, dan anggota yang terlibat. Kedua, isi notula. Bagian ini memuat informasi seputar poin-poin penting dalam pembahasan diikuti hasil atau keputusan yang ditetapkan.
Ketiga, penutup, berisi informasi seputar rapat selanjutnya (jika diperlukan) serta tanda tangan dari berbagai pihak yang bertanggung jawab atas pelaksanaan rapat tersebut, seperti pemimpin rapat.
Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat Umum Pemegang Saham Beserta Komponennya
Contoh Catatan Rapat
Ada banyak contoh notulen rapat yang bisa dijadikan sebagai panduan apabila kamu ditunjuk untuk menjadi seorang notulis. Umumnya, cara membuat notulen rapat satu dengan yang lainnya memiliki struktur hampir sama. Perbedaan biasanya hanya terdapat pada isi atau pembahasan rapat.
Untuk lebih jelasnya, kamu bisa menyimak 10 contoh notula rapat berikut ini:
- Notulen rapat perusahaan
- Notulen rapat sekolah
- Notulen rapat koordinasi
- Notulen rapat organisasi
- Notulen rapat kantor pemerintah
- Notulen rapat dinas
- Notulen rapat RT
- Notulen rapat desa
- Notulen rapat umum pemegang saham
- Notulen rapat online
Contoh Notulen Rapat Organisasi
Notula Hasil Rapat
“Rencana Kegiatan Bakti Sosial Bagi-Bagi Sembako di Desa X”
Hari/Tanggal: Senin, 17 Juni 2022
Waktu: 15.00 – 18.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Bersama Universitas X
Peserta Rapat: Ketua Organisasi, Wakil Ketua Organisasi, Ketua Panitia Acara, Seksi Acara, dan Humas.
Hasil Rapat:
- Kegiatan bakti sosial bagi-bagi sembako akan dilaksanakan di Desa X pada hari Sabtu, 28 Juni 2022 dengan target penerima manfaat sebanyak 100 KK.
- Jenis sembako yang akan dibagikan adalah beras, minyak goreng, mi instan, telur, dan biskuit.
- Tim humas bertugas membuat pamflet kegiatan, deadline 20 Juni 2022.
- Pembelian sembako dilaksanakan seksi acara maksimal 25 Juni 2022.
- dan seterusnya…
Catatan: Rapat selanjutnya akan dilaksanakan pada 21 Juni 2022 di Ruang Rapat Bersama Universitas X, waktu menyusul.
Senin, 17 Juni 2022
Notulis Rapat: Andin Elsa
Mengetahui,
Pemimpin Rapat
Muhammad Putra
Ketua Organisasi
Kesimpulan
Contoh notula rapat di atas bisa diaplikasikan pada pembuatan notulen rapat-rapat yang lainnya, karena pada dasarnya skema dari susunan setiap notulen rapat adalah sama. Sehingga, satu contoh notulen rapat bisa digunakan untuk menyusun berbagai jenis notulen. Demikian, semoga bermanfaat.
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
