Contoh Surat Undangan Rapat Umum Pemegang Saham Beserta Komponennya

Rapat umum pemegang saham atau RUPS menjadi momen penting bagi setiap perusahaan yang memiliki badan hukum berbentuk perseroan terbatas (PT). Apalagi, RUPS mempunyai kekuasaan tertinggi dalam lingkup perusahaan berbentuk PT. Mereka yang berhak berpartisipasi dalam RUPS adalah para pemilik saham perusahaan.

Perusahaan bakal mengirimkan surat undangan rapat umum pemegang saham kepada para peserta setiap jelang pelaksanaan RUPS. Biasanya, RUPS dilaksanakan setahun sekali, selambat-lambatnya 6 bulan sebelum penutupan tahun buku. Selain itu, ada pula RUPS Luar Biasa yang pelaksanaannya bisa berlangsung sewaktu-waktu.

Format Penyusunan Surat Undangan Rapat Umum Pemegang Saham

Saat menyusun surat undangan RUPS, Anda perlu memperhatikannya dengan cermat. Karena rapat ini sifatnya resmi dan memiliki kekuatan hukum kuat, Anda perlu menyusun surat undangan dengan format yang sesuai. Untuk membantu Anda dalam melakukan penyusunan surat tersebut, berikut ini adalah struktur lengkap surat undangan Rapat Umum Pemegang Saham:

• Kepala surat

Kepala surat menjadi identitas utama dari setiap contoh surat undangan rapat umum pemegang saham. Di sini, Anda perlu menuliskan logo, nama, alamat, nomor telepon, nomor faks, ataupun website resmi perusahaan. 

• Tanggal surat

Selanjutnya terdapat penulisan tanggal surat. Fungsi penulisan tanggal ini adalah sebagai indikator dalam menilai relevansi surat undangan.

• Nomor surat

Pencatatan nomor surat menjadi salah satu bentuk disiplin administratif perusahaan. Pencatatannya dilakukan dengan kode tersendiri sesuai kebijakan masing-masing perusahaan. 

• Perihal

Bagian perihal berisi surat undangan rapat umum pemegang saham. 

• Lampiran

Komponen lampiran memperlihatkan berkas yang terlampir dalam undangan. 

• Salam pembuka

Salam pembuka digunakan sebagai upaya menjaga sopan santun dalam berkomunikasi tertulis dengan para pemegang saham. 

• Isi surat

Isi surat merupakan bagian terpenting dari setiap contoh surat undangan rapat umum pemegang saham. Di sini harus tercantum informasi tentang waktu serta lokasi pelaksanaan RUPS. 

Tidak hanya menginformasikan tentang jadwal pelaksanaan RUPS, bagian isi surat undangan juga perlu menuliskan agenda rapat. Jenis agenda yang dilaksanakan cukup beragam, disesuaikan kebutuhan perusahaan. 

Biasanya, RUPS dilaksanakan dengan agenda berupa persetujuan laporan tahunan, pengesahan laporan keuangan, persetujuan penggunaan laba, serta perubahan susunan dewan komisaris dan direksi. 

Namun, tak menutup kemungkinan terdapat agenda lain yang dilaksanakan dalam RUPS. Apalagi, sebagai pemegang kekuasaan tertinggi perusahaan, RUPS memang punya kewenangan besar, termasuk di antaranya keputusan terkait pengambilalihan perusahaan ataupun pembubaran perseroan. 

• Salam penutup

Pemakaian salam penutup merupakan pelengkap dari salam pembuka. Penggunaannya pun harus disesuaikan dengan salam pembuka. 

• Tanda tangan

Komponen terakhir dalam berbagai contoh surat undangan rapat umum pemegang saham yang bisa Anda temukan adalah tanda tangan pembuat surat. Umumnya, tanda tangan yang diperlukan dalam surat undangan adalah direktur utama beserta para direktur. 

Contoh Surat Undangan Rapat Umum Pemegang Saham

Biar Anda bisa memahami cara pembuatan surat undangan pemegang saham, berikut ini adalah contoh lengkapnya:

PT MAKMUR BERSAMA SEJAHTERA

Jl. Sumanjaya No. 13, Kabupaten Bandung

Telp. (022) 76459285, website: www.MBS.co.id

Jakarta, 21 Mei 2020

Nomor surat :

Perihal : Undangan RUPS tahunan

Lampiran : –

Kepada Yth

Ibu Martina Sidik

Selaku pemilik 20% saham di PT Makmur Bersama Sejahtera

Dengan hormat, 

Berkaitan dengan pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) Tahunan PT Makmur Bersama Sejahtera periode tahun buku 2020 yang akan berlangsung pada: 

Hari/Tanggal : Jumat, 29 Mei 2020

Waktu : Pukul 13.00 sampai 15.00 WIB

Tempat : Ruang Rapat Utama, Gedung B

Oleh karena itu, kami mengundang para pemegang saham PT Makmur Bersama Sejahtera untuk bersedia hadir dalam RUPS Tahunan tersebut. Menurut rencana, agenda RUPS Tahunan kali ini adalah sebagai berikut: 

• Persetujuan Laporan Tahunan PT Makmur Bersama Sejahtera periode tahun buku 2020;
• Pengesahan Laporan Keuangan Perseroan tahun pembukuan 2020;
• Persetujuan pemakaian laba perseroan tahun buku 2020;
• Perubahan susunan Direksi serta Dewan Komisaris Perseroan;

Demikian undangan ini kami sampaikan. Atas perhatiannya, terima kasih. 

Hormat kami, 

Setiawan Santoso

Direktur Utama PT Makmur Bersama Sejahtera

Dapatkan Template Contoh Surat Undangan Rapat Gratis!

Klik tombol di bawah berikut dan dapatkan contoh surat undangan rapat yang bisa digunakan langsung untuk keperluan perusahaan dan pribadi.

Download Contoh Surat Undangan Rapat

Cek juga :

• Contoh Invoice Word dan Excel yang Bisa Kamu Gunakan
• Contoh Kwitansi Excel yang Mudah
• Contoh Purchase Order Yang Sering Digunakan

Itulah format serta contoh surat undangan Rapat Umum Pemegang Saham yang bisa Anda ketahui. 

Ajukan Pinjaman Sekarang dan Dapatkan Kemudahan Pinjaman Modal Usaha di Akseleran!

Dapatkan pinjaman dengan bunga kompetitif dan kemudahan proses pengajuan. Ajukan pinjaman untuk mengembangkan usahamu sekarang. Akseleran juga sudah terdaftar resmi di Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sehingga proses transaksi yang kamu lakukan jadi lebih aman dan terjamin.

Untuk kamu yang tertarik mengenai pendanaan atau pinjaman langsung bisa juga menghubungi (021) 5091-6006 atau bisa via email [email protected].