Dispatching adalah salah satu bagian yang penting dalam kegiatan bisnis, khususnya dalam proses produksi. Secara umum, ada empat tahapan yang harus dijalankan dalam kegiatan produksi bisnis, dan dispatching ini adalah tahapan paling akhir.
Sebelumnya ada tahap perencanaan, penentuan alur, serta penjadwalan atau scheduling. Contoh perencanaan produksi antara lain menentukan produk yang akan dibuat, kebutuhan bahan baku, jumlah, biaya, hingga waktu dan tenaga yang diperlukan.
Ini adalah dasar dari proses kegiatan produksi sebelum selanjutnya bisa sampai pada tahapan dispatching. Lantas, apa yang dimaksud dispatching dalam proses produksi? Berikut ini penjelasan lengkapnya!
Apa Itu Dispatching?
Definisi dispatching adalah aktivitas pemberian instruksi dari tim pusat atau supervisor kepada tim produksi terkait pesanan manufaktur.
Instruksi yang dimaksud di sini berupa informasi lengkap meliputi perencanaan, alur, jadwal, dan hal lain terkait pesanan klien dalam bentuk route sheets (lembar rute), sehingga proses produksi bisa segera dilaksanakan secara tepat.
Proses Dispatching
Dalam proses dispatching, informasi seputar pesanan dari klien perlu disampaikan secara jelas dan detail supaya tidak menimbulkan kesalahpahaman antara pihak pemberi perintah dan pelaksana produksi. Dengan demikian, proses produksi pun dapat berjalan sesuai harapan.
Karena pentingnya proses ini, maka setelah kegiatan produksi mulai dijalankan, pihak pemberi perintah perlu melakukan kegiatan follow up. Follow up produksi adalah aktivitas peninjauan ulang kegiatan produksi untuk memastikan jalannya proses produksi masih sesuai alur yang ditetapkan.
Kegunaan Dispatching
Dalam kegiatan produksi, tahapan dispatching memiliki beragam kegunaan. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:
- Kegunaan pertama dispatching adalah untuk memastikan bahwa segala alat, bahan, dan hal lain untuk menunjang proses produksi tersedia dalam kondisi yang baik.
- Melakukan proses pengawasan terhadap keberadaan material atau bahan baku, meliputi ketersediaan hingga perputarannya dari satu proses kepada proses yang lain.
- Mengoordinasi masing-masing pekerjaan sesuai dengan tenaga, alat, juga tempat kerja.
- Memberikan kartu instruksi, tiket waktu, dan hal penting lainnya kepada tim produksi supaya semuanya berjalan sesuai alur.
- Mengatur setiap pekerjaan agar berjalan dengan lancar dan bisa diteruskan kepada bagian departemen lainnya tepat waktu.
- Memantau proses produksi dengan senantiasa mencatat setiap waktu pekerjaan, sehingga proses produksi bisa diselesaikan sesuai deadline yang telah ditetapkan.
- Memahami gambaran umum seputar kegiatan produksi, meliputi daftar bahan baku dan spesifikasi yang digunakan sebagai dasar proses pembuatan produk.
Macam-Macam Dispatching
Dilihat dari sisi struktur pemberi perintah, tahapan dispatching dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu dispatching terpusat dan terdesentralisasi. Berikut ini adalah penjelasan dan contoh dispatching-dispatching tersebut.
Dispatching terpusat merupakan proses kegiatan dispatching yang dilakukan secara langsung oleh tim dari pusat. Jadi, di sini gambaran kegiatan dispatching adalah tim pusat memberikan perintah atau instruksi lengkap seputar pesanan klien kepada tim produksi secara langsung yang bekerja di workstation tanpa perantara.
Sementara itu, dispatching terdesentralisasi adalah proses dispatching yang dilakukan oleh tim pusat melalui perantara. Jadi, perintah awal terkait pesanan manufaktur disampaikan kepada seluruh supervisor, dan selanjutnya supervisor lah yang akan menentukan tim produksi mana yang akan mengerjakan pesanan tersebut.
Baca juga: Pengertian Struktur Organisasi, Fungsi, Jenis dan Faktor Berpengaruh
Prosedur Pelaksanaan Dispatching
Prosedur pelaksanaan dispatching adalah pembagian proses produksi menjadi beberapa komponen penting, yang selanjutnya akan dimasukkan ke dalam proses operasi. Berikut ini adalah beberapa komponen tersebut.
Store Issue Order
Melakukan otorisasi atau kegiatan pemberian kuasa kepada departemen atau toko untuk mengirimkan berbagai material bahan baku yang diperlukan dalam proses produksi.
Tool Order
Pemberian kuasa kepada toko peralatan untuk menyerahkan berbagai alat yang dibutuhkan untuk proses produksi.
Perintah Kerja
Instruksi kepada tim produksi supaya melakukan kegiatan operasional.
Time Ticket
Mencatat waktu dimulai dan diakhirinya pekerjaan produksi. Ini juga menjadi dasar pengupahan kepada para pekerja.
Inspection Order
Kegiatan peninjauan yang dilakukan inspektur untuk mengecek kualitas hasil produksi untuk dilaporkan pada pihak yang berkepentingan.
Move Order
Pemberian kuasa untuk menggerakkan bahan baku dan komponen lainnya dari satu tahapan ke tahapan produksi selanjutnya.
Kesimpulan
Demikian penjelasan lengkap terkait tahapan dispatching dalam proses produksi. Sebagai informasi tambahan, dalam kegiatan produksi juga dikenal istilah dispatcher. Dispatcher adalah pekerjaan untuk melakukan pengiriman barang-barang hasil produksi menuju berbagai tempat yang menjadi klien atau pemesan.
Dispatcher dan dispatching adalah dua hal yang berbeda. Namun, keduanya sama-sama ada dalam proses produksi untuk saling melengkapi. Sehingga kegiatan produksi bisa berjalan dengan lancar.
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
