Pengertian Presensi dan Kelebihannya untuk Perusahaan

Apa itu presensi adalah salah satu tanda bukti kehadiran karyawan yang selanjutnya akan dicatat dalam laporan perusahaan. Saat ini, perusahaan harus mempunyai sistem pencatatan kehadiran karyawan yang baik dan terstruktur. Tentunya ini akan membuat perusahaan menjadi lebih mudah dalam melacak kehadiran dan kinerja karyawan secara real time. Lalu, apa sebenarnya arti dari presensi? Apa pula keuntungan presensi karyawan untuk perusahaan?

Pengertian Presensi

Mudahnya, apa itu presensi adalah sebuah sistem yang dipakai oleh perusahaan untuk dapat mengorganisir kehadiran para karyawan secara daring. Sistem tersebut dipakai supaya perusahaan dapat memantau dan produktivitas para karyawan secara langsung melalui jumlah kedatangan ke tempat kerja. 

Melalui pemantauan kedatangan karyawan secara langsung, perusahaan dapat memberikan penilaian apakah seorang karyawan mengalami kenaikan atau penurunan produktivitas kerja. Pastinya, ini menjadi hal yang wajib dilakukan. Sebab, berkembang atau tidaknya suatu perusahaan juga dipengaruhi oleh sebaik apa produktivitas para pekerjanya. Salah satunya melalui kehadiran karyawan. 

Pentingnya Presensi untuk Perusahaan

Apa itu presensi adalah salah satu hal penting yang wajib ada di setiap perusahaan. Berikut beberapa alasannya:

Sebagai Catatan Kehadiran Pekerja

Kehadiran pekerja tentu harus dicatat setiap harinya. Selanjutnya, data tersebut akan menjadi salah satu pertimbangan dalam berbagai keputusan perusahaan. Misalnya, menentukan gaji pekerja atau promosi jabatan lengkap dengan penawaran kenaikan gaji. 

Acuan untuk Menghitung Upah Pekerja

Meski gaji umumnya dibayarkan setiap bulan, perolehan gaji juga dihitung dalam satuan hari. Cara perhitungannya adakah jumlah gaji pokok dibagi dengan hari kerja setiap satu bulan. Inilah mengapa catatan kehadiran pekerja sangat dibutuhkan oleh pihak HRD. Sebab, data ini akan menjadi acuan untuk melakukan perhitungan upah karyawan. 

Tak jarang, perusahaan akan melakukan pengurangan gaji pada karyawan yang tidak hadir ke kantor tanpa adanya alasan yang valid. Nantinya, pemotongan akan disertakan saat HRD mengirimkan slip gaji karyawan. 

Mengetahui Sisa Hari Cuti Pekerja

Selain itu, perusahaan juga bisa mengetahui siapa saja pekerja yang sudah mengambil jatah cuti di satu bulan tertentu. Jadi, perusahaan melalui HRD juga dapat mengetahui sisa cuti tahunan setiap karyawan. Lebih lanjut, perusahaan juga mengetahui berapa hari pekerja mengambil cuti, atau adakah pekerja yang mengambil jatah cuti khusus, seperti cuti sakit, keluarga meninggal, menikah, atau melahirkan.

Merapikan Catatan Administrasi

Menggunakan sistem presensi berbasis online membuat catatan kehadiran karyawan menjadi lebih tertata, terorganisir, dan lebih rapi. Jadi, perusahaan tidak akan kerepotan apabila harus mencari data suatu karyawan, misalnya ketika karyawan hendak mengundurkan diri. Selain itu, catatan tersebut juga pastinya lebih membantu HRD apabila hendak menghitung bonus, THR, atau pembayaran lainnya. 

Menghindari Kecurangan

Terkadang, tidak sedikit pekerja yang melakukan pemalsuan data presensi. Terlebih apabila perusahaan tidak memakai sistem presensi online, ada saja karyawan yang melakukan kecurangan dengan titip absen ke pekerja lainnya. Selain menghindari tindak kecurangan tersebut, adanya presensi online secara tidak langsung akan membuat pekerja lebih disiplin. 

Baca juga: Apa Saja Sih Fungsi serta Tugas Administrasi?

Keuntungan Presensi untuk Perusahaan

Apa itu presensi adalah sistem yang dapat memudahkan perusahaan dalam mendata karyawan. Selain itu, presensi online juga menawarkan berbagai keuntungan berikut:

Penggunaan Lebih Mudah

Terlebih untuk perusahaan yang menerapkan sistem kerja dari rumah atau WFH. Sebab, karyawan tidak perlu lagi ke kantor hanya untuk absen sidik jari.

Data yang Lebih Akurat

Presensi online menjamin keakuratan data para karyawan, mulai dari jatah cuti, kapan pengajuan cuti, hingga keterangan karyawan tidak masuk kerja.

Terintegrasi dengan Sistem Pembayaran Payroll

Nantinya, HR dapat melakukan rekap pembayaran upah pekerja lebih mudah, mulai dari gaji pokok, potongan pajak, iuran, dan lainnya.

Lebih Menghemat Anggaran

Pemakaian presensi sidik jari atau fingerprint sebenarnya membuat perusahaan harus mengeluarkan anggaran ekstra untuk menyiapkan perangkat atau alatnya, dan biaya pemeliharaan serta perbaikan apabila terjadi kerusakan. Sebaliknya, sistem presensi online tidak membutuhkan anggaran berlebih sehingga perusahaan dapat mengalokasikan untuk kepentingan lainnya.

Dapat disimpulkan, apa itu presensi adalah komponen perusahaan yang tidak boleh terlupa untuk membantu memaksimalkan disiplin dan meningkatkan produktivitas karyawan. Semoga bermanfaat.

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].