Fungsi Nota Kredit dan Nota Debit dalam Administrasi

0
5867
Nota Debit

Dalam dunia bisnis khususnya yang berhubungan dengan penjualan dan pembelian, nota atau note merupakan dokumen penting. Nota bisa dipakai untuk mencatat adanya pembelian dan juga penjualan. Selain itu, nota juga bisa dipakai untuk melihat adanya koreksi.

Yang dimaksud dari koreksi di sini adalah perubahan pada harga barang dalam jangka waktu tertentu, ada perbedaan jumlah barang, dan retur akibat cacat atau masalah lainnya. Note yang dikeluarkan untuk permasalahan ini bisa dalam bentuk nota debit (debet) dan nota kredit.

Berbagai Kesalahan dalam Administrasi

Dalam administrasi penjualan dan pembelian, berbagai kesalahan sering terjadi. Kesalahan ini akan menyebabkan arus keuangan tidak baik dan peluang menciptakan kerugian akan besar. Berikut beberapa kesalahan tersebut: 

  • Tidak Jelas Ada Perubahan Utang/Piutang

Perubahan antara utang dan piutang cukup umum terjadi pada bisnis. Perubahan ini bisa harus benar-benar dicatat untuk menghindari salah jumlah di akhir periode pembukuan. Kalau hal ini sampai terjadi, kerugian bisa terjadi pada penjual atau pun pembeli.

Seharusnya, kalau ada revisi atau perubahan, penandaan pada buku harus dilakukan. Kalaupun tetap dibiarkan, harus ada dokumen resmi untuk mendukung. Jadi, saat akhir periode akan terlihat dengan jelas perubahannya dan bisa langsung diperbarui.

  • Tidak Ada Revisi Terkait Jumlah Barang

Selain berkaitan dengan utang dan piutang, terkadang jumlah barang juga kerap luput dari pencatatan. Terlebih, sebuah bisnis memiliki jumlah barang banyak dari segi jenis dan kuantitas. Kemungkinan terjadi kesalahan akan besar. Perubahan yang kecil dan tidak signifikan umumnya sering terabaikan.

  • Adanya Catatan Ganda yang Membingungkan

Catatan ganda terhadap transaksi yang sama juga sering terjadi pada dokumen administrasi. Akibatnya, penghitungan jadi kacau dan memunculkan masalah. Keuangan bisa saja defisit atau malah terlalu berlebih uangnnya.

Fungsi Nota Debit dan Nota Kredit dalam Administrasi

Dalam dunia administrasi, baik nota debit atau nota kredit memiliki fungsi yang kurang lebih sama. Namun, ada sedikit perbedaan antara keduanya yang harus Anda pahami.

Fungsi Nota Debit

Nota debit dikeluarkan oleh pembeli yang melakukan kerja sama pembelian barang dengan penjual. Note ini berfungsi untuk:

  • Meminta adanya pengurangan utang dari penjual terkait dengan barang yang dikirimkan. Pengurangan ini akan membuat tagihan semakin rendah dari jumlah yang disepakati sebelumnya.
  • Meminta koreksi harga untuk produk tertentu. Koreksi harga bisa terjadi kalau barang sudah tidak lagi tren, tidak laku, atau ada masalah lain yang sudah disepakati bersama.
  • Meminta koreksi jumlah barang yang telah disepakati. Misal ada kekurangan barang yang dikirim. Nota dipakai untuk menunjukkan hal itu sehingga saat penagihan terjadi tidak memunculkan konflik baru.
  • Bukti untuk melakukan stock opname dan pendataan lainnya.

Fungsi Nota Kredit

Nota kredit dikeluarkan oleh penjual yang menawarkan kerja sama pembelian barang pada pembeli. Dokumen ini dibuat sebagai:

  • Mengurangi adanya piutang dengan pihak pembeli yang sudah mengajukan nota debit. Pengurangan ini harus sesuai dengan kesepakatan bersama. Jadi, semuanya jelas dan kerja sama yang sudah terjalin tetap berjalan dengan baik.
  • Mengambil barang yang tidak laku atau tidak sesuai dengan kesepakatan. Pengambilan ini akan jelas dan tercatat dengan rapi pada nota. Jadi, penjual akan tahu berapa barang yang terjual dan bisa dengan tepat melakukan penagihan.
  • Bisa memberikan koreksi harga pada barang yang tidak sesuai lagi dengan kesepakatan. Misal penjual tetap ingin agar barang dipasarkan, tapi pembeli ingin pengurangan harga karena tidak sesuai dengan kesepakatan awal.
  • Bukti untuk catatan administrasi perusahaan. Antara tim administrasi dan lapangan bisa saling sinkron.

Baca juga: Nota Kredit: Pengertian, Tujuan Serta Manfaatnya

Setelah membaca ulasan di atas, terlihat kalau nota dalam catatan administrasi penting untuk mengatasi adanya kesalahan. Adanya nota debit atau nota kredit akan membuat catatan administrasi berjalan dengan baik. Berbagai kesalahan dalam pencatatan tidak akan terjadi.

Nota debit dan nota kredit juga nantinya dipakai dalam urusan perpajakan. Adanya pengurangan utang dan piutang akan berkaitan erat dengan pajak yang nantinya dibayar. Itulah kenapa, segala jenis dokumen nota dalam transaksi apa pun harus didokumentasikan dengan baik.

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Sebagai platform pengembangan dana yang optimal dengan bunga hingga 21% per tahun kamu dapat memulainya hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected]