Memahami Sistem ERP, Manfaat, Cara Kerja, dan Contohnya

Bagi perusahaan, penyederhanaan kegiatan operasional terbilang penting untuk berbagai alasan krusial, seperti mengurangi biaya tenaga kerja, meningkatkan efisiensi, dan skalabilitas. Salah satu cara yang umumnya ditempuh untuk mencapai tujuan-tujuan ini adalah dengan memanfaatkan sistem ERP.

Mempelajari tentang penerapan sistem ERP pada perusahaan dapat memperluas pengetahuan Anda, khususnya yang berkaitan dengan aspek-aspek teknis. Setelah memahami seluk-beluknya, Anda dapat membuat keputusan yang lebih akurat demi mencapai tujuan utama bisnis Anda.

Pengertian Sistem ERP

Singkatan dari Enterprise Resource Planning, sistem ERP adalah sejenis software yang dijalankan untuk mengintegrasikan seluruh rangkaian proses dan fungsi bisnis guna menyajikan pandangan holistik perusahaan dari satu arsitektur teknologi informasi.

Meskipun sistem ERP pada perusahaan dengan cakupan luas dan integrasi terpadu baru-baru ini tersedia, sistem ini sebenarnya sudah ada sejak tahun 1970-an. Pada masa itu, ERP hadir sebagai perangkat lunak berukuran besar yang digunakan oleh banyak pelaku bisnis.

Akan tetapi, istilah “ERP” sendiri justru baru muncul dua dekade setelahnya, atau lebih tepatnya pada tahun 1992. Istilah tersebut pertama kali muncul pada artikel ilmiah buatan P. Lopes yang menyebut-nyebut sistem ini sebagai “solusi bisnis yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih ekonomis”.^[2]

Sementara itu, berdasarkan karakteristik sistem ERP, ada tiga jenis utama software ERP:

1. Generik: Perangkat lunak ini dirancang untuk digunakan di berbagai industri. Namun, software ERP generik masih perlu diatur dan disesuaikan lagi sebelum dapat dioperasikan.
2. Paket template pra-konfigurasi:Template ini secara khusus dibuat untuk industri tertentu, seperti otomotif atau ritel, atau untuk perusahaan dengan ukuran tertentu, seperti usaha kecil dan menengah (UKM).
3. Instalasi operasional: Bagi sebagian besar pengguna, software ERP diinstal dan diatur berdasarkan paket template yang sudah dikonfigurasikan sebelumnya untuk memenuhi keperluan spesifik perusahaan.

Manfaat Sistem ERP

Menurut CIO, ada lima keunggulan sistem ERP yang layak untuk Anda pertimbangkan:^[3]

1. Percepat Proses Manufaktur

Perusahaan manufaktur terkadang memiliki bagian berbeda dari perusahaan yang memproduksi komponen yang sama namun dengan metode dan sistem komputer yang berbeda. Oleh karena itu, software ERP menyediakan sistem siap pakai untuk mengotomatisasi beberapa tahapan dalam proses manufaktur.

Dengan menstandarkan proses-proses ini serta menggunakan satu sistem komputer yang terhubung ke semua lini, maka perusahaan dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas, sekaligus mengurangi jumlah SDM yang terlibat.

2. Integrasi Informasi Keuangan

Saat Anda hendak menentukan seberapa baik performa perusahaan pada suatu waktu, Anda mungkin akan mendapat versi-versi jawaban yang berbeda.

Divisi keuangan memiliki angkanya sendiri, begitu pula bagian penjualan dan setiap unit bisnis, yang tidak jarang mengklaim bahwa mereka menyumbang pemasukan yang bervariasi.

Beruntungnya, ERP dapat menyatukan semua informasi ini ke dalam satu versi karena semuanya memakai sistem yang sama.

3. Pangkas Inventaris

Seperti yang sudah Anda ketahui, ERP memfasilitasi proses manufaktur agar berjalan lebih lancar. Alhasil, transparansi dari proses pemenuhan order di dalam perusahaan pun semakin baik.

Hal ini secara otomatis mengurangi persediaan barang yang digunakan untuk membuat produk. Selain itu, pengguna juga dapat lebih mudah merencanakan delivery ke pelanggan serta mengurangi stok barang jadi di gudang.

Walaupun software rantai pasokan (supply chain) biasanya berfungsi cukup baik dalam meningkatkan aliran rantai pasokan, Anda tetap dapat memanfaatkan ERP untuk memperoleh hasil yang sama.

4. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan

Sistem ERP berfungsi sebagai pusat sentral untuk mengelola pesanan pelanggan, mulai dari ketika customer service menerima order hingga barang dikirim dan ditagih oleh divisi keuangan.

Dengan menyimpan semua informasi ini di satu software—alih-alih tersebar di berbagai sistem yang tidak dapat berkomunikasi satu sama lain—perusahaan dapat melacak pesanan dengan mudah dan mengkoordinasikan kegiatan produksi, inventaris, dan pengiriman di berbagai lokasi secara bersamaan.

5. Standarisasi Informasi Kepegawaian

Di perusahaan yang menjalankan banyak unit bisnis, bagian personalia biasanya memiliki metode yang rumit untuk melacak data tentang karyawan. Namun, ERP dapat mengatasi masalah ini dengan mudah.

Cara Kerja Sistem ERP

Setelah mengenali sistem ERP dan fungsinya, tiba saatnya untuk mencari tahu bagaimana persisnya software ini bekerja untuk mencapai manfaat-manfaat di atas.

ERP bekerja dengan mengintegrasikan dan memusatkan berbagai proses bisnis dan data di seluruh departemen dalam suatu perusahaan. Singkatnya, sistem ini berfungsi sebagai platform perangkat lunak terpadu yang memfasilitasi aliran informasi untuk mengelola kegiatan operasional secara efisien.

Berikut gambaran umum dari cara kerja software ERP:

• Database terpusat: ERP terdiri dari satu database terpusat yang menyimpan semua data terkait beragam fungsi organisasi, seperti keuangan, SDM, inventaris, sales, dan lainnya.
• Integrasi proses bisnis: Modul-modul dalam sistem mewakili fungsi bisnis atau departemen tertentu. Masing-masing modul bekerja sama dan berbagi informasi secara otomatis.
• Otomatisasi: ERP mengotomatiskan pekerjaan yang bersifat rutin. Otomatisasi ini menyederhanakan operasional, menghemat waktu, dan meningkatkan efisiensi.
• Pelaporan dan analisis real-time: Pengguna dapat membuat laporan, melihat indikator kinerja perusahaan, dan memperoleh insight ke berbagai aspek bisnis dalam satu waktu.
• Standardisasi: Standardisasi bermanfaat dalam menjamin konsistensi, mendorong kolaborasi, dan mempersingkat masa training bagi karyawan baru.
• Skalabilitas: ERP mampu menangani peningkatan volume data, jumlah pengguna, dan fungsi lainnya mengikuti ekspansi perusahaan.
• Kustomisasi: Terlepas dari modul default yang tersedia, pengguna dapat menyesuaikan ulang software ERP untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.

Contoh Sistem ERP

Tertarik untuk mulai menerapkan sistem ini pada perusahaan Anda? Anda dapat memilih satu dari beberapa software berikut:

1. Oracle ERP: Rangkaian aplikasi bisnis terintegrasi berbasis cloud yang ditawarkan oleh Oracle Corporation, salah satu perusahaan teknologi terkemuka di dunia. Rangkaian modulnya mencakup berbagai fitur, seperti akuntansi, manajemen SDM, manajemen proyek, dan masih banyak lagi.
2. NetSuite ERP: Software manajemen bisnis yang menangani berbagai proses dan fungsi bisnis pada cloud-based platform. Sistem NetSuite paling cocok untuk manajemen dan pelaporan keuangan.
3. SAP Business One: Software ERP dengan tools yang berguna untuk meningkatkan skala bisnis dengan mudah dari waktu ke waktu. Dikembangkan oleh perusahaan asal Jerman, SAP SE, perangkat lunak ini direkomendasikan untuk UKM.
4. Sage 300: Perangkat lunak ERP berbasis Windows dengan lebih dari 2 juta pengguna di seluruh dunia; software lainnya yang cocok untuk UKM.
5. Odoo: Software serba bisa yang menawarkan berbagai aplikasi seperti manajemen proyek, inventaris, modul-modul ERP, dan sebagainya.
6. Infor: Software ERP berbasis cloud yang sesuai untuk perusahaan-perusahaan dari berbagai sektor industri, mulai dari kesehatan hingga retail. Infor juga diperkuat dengan kecerdasan buatan (artificial intelligence).
7. Microsoft Dynamics: Sesuai namanya, perangkat lunak ini adalah produk Windows yang bekerja sempurna terutama untuk bisnis di bidang finance, retail, dan manufaktur.

Kesimpulan

Pada akhirnya, implementasi sistem ERP tergantung pada macam-macam pertimbangan.

Jika perusahaan Anda memiliki proses operasional yang rumit, tidak ada salahnya untuk mulai mengaplikasikan software terpadu ini. Di sisi lain, Anda sepertinya belum membutuhkan sistem ini jika perusahaan Anda memiliki budget dan tenaga ahli yang terbatas serta ukuran yang relatif kecil.

Jadi, sebelum menentukan sistem ERP mana yang hendak Anda gunakan, pastikan untuk mengobservasi baik-baik kebutuhan dan tujuan jangka panjang perusahaan Anda.

Dukung Pertumbuhan UMKM dan Bangkitkan Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan di Akseleran!

Akseleran memberikan kesempatan untuk kamu yang ingin membantu mengembangkan bisnis kecil dan menengah di Indonesia. Dapatkan keuntungan dari suku bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan serta perlindungan proteksi asuransi 99% terhadap pinjaman. Gunakan kode promo BLOG50 saat mendaftar dan mulailah pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Selain itu, kamu juga bisa melihat info Akseleran sebagai grup usaha di halaman Grup Akseleran.