Dengan kecanggihan perangkat teknologi pada zaman sekarang, sangat mudah bagi seseorang untuk mendokumentasikan sesuatu. Untuk mendokumentasikan momen tertentu misalnya, Anda dapat memotret atau merekam dengan kamera ponsel. Selanjutnya, materi tersebut bisa disimpan di media penyimpanan internal perangkat maupun di penyimpanan awan (cloud).
Dalam proses membuat dokumentasi, ada beberapa tahap yang dilakukan, yaitu mengumpulkan, memilih, mengolah, dan menyimpan informasi. Dengan melakukan proses tersebut, informasi dapat dicari dengan mudah untuk digunakan kembali jika dibutuhkan.
Definisi Dokumentasi
Dokumentasi adalah istilah yang berasal dari bahasa Belanda dan bahasa Inggris yaitu document. Document merupakan kelompok kata benda yang berarti informasi, data yang direkam untuk keperluan belajar, penelitian, kesaksian, dan sebagainya. Sementara itu, to document berarti menyediakan suatu dokumen atau membuktikan ada dokumen.
Dokumentasi kerap disamakan dengan arsip, padahal dokumentasi memiliki arti yang lebih luas. Arsip hanya termasuk kegiatan penyimpanan dokumen, sedangkan dokumentasi melibatkan kegiatan pencarian, pengumpulan, pengawetan, pengelolaan, pemakaian, hingga penyediaan informasi. Karena itu, dokumentasi berkaitan dengan cara menyediakan dokumen dengan memanfaatkan bukti yang berasal dari berbagai sumber.
Menurut Tung Palan, definisi lain dokumentasi adalah catatan autentik yang sah secara hukum serta bisa dipertanggungjawabkan sesuai aturan. Dokumentasi juga dapat digunakan untuk melindungi klien. Bentuk dokumentasi dapat berupa tulisan, foto, kaset rekaman audio, dan video klip yang bisa dipakai lagi dalam kesempatan berbeda.
Fungsi Dokumentasi
Apa pentingnya membuat atau memiliki dokumentasi? Beberapa fungsi dokumentasi adalah sebagai berikut.
Dokumentasi Sebagai Bukti
Dokumentasi dapat dipergunakan sebagai bukti yang sah dan aktual terhadap suatu kasus. Dengan melihat, mengamati, dan menganalisis suatu bukti dokumentasi, seseorang bisa mengambil kesimpulan yang lebih akurat dan dapat dipercaya. Sebagai bukti hukum, dokumentasi harus bersifat asli dan tidak berubah.
Dokumentasi untuk Pemahaman
Jika seseorang menjelaskan suatu hal yang cukup rumit, penggunaan dokumentasi akan memudahkan dalam memberi pemahaman. Contoh dokumentasi adalah foto suatu tempat yang akan membantu seseorang dalam membayangkan tempat tersebut.
Dokumentasi untuk Penyimpanan
Dengan melakukan proses dokumentasi, sumber atau materi yang dibutuhkan dapat disimpan dengan aman. Dalam penyimpanan tersebut juga ada proses pengolahan dan pengaturan sehingga dokumen dapat dicari kembali dengan mudah. Penyimpanan yang baik akan membuat informasi yang tersimpan tetap terjaga keasliannya, misalnya untuk dokumen-dokumen sejarah.
Baca juga: 7 Dokumen Legalitas Perusahaan yang Harus Dimiliki
Dokumentasi untuk Dibagikan
Bukan hanya untuk digunakan sendiri, dokumentasi juga bisa dibagikan kepada orang lain yang membutuhkan. Pada saat ini, membagikan dokumentasi yang dimiliki sangat mudah. Anda hanya perlu mengunggah informasi atau dokumen secara online dan membagikan tautannya kepada orang lain.
Contoh Dokumentasi
Berdasarkan definisi dan fungsinya, dokumentasi juga diperlukan dalam dunia bisnis. Dokumentasi adalah cara memudahkan perusahaan dalam melakukan pengawasan serta mengambil keputusan Untuk lebih memahami apa itu dokumentasi, Anda juga perlu mengetahui sejumlah contoh-contohnya sebagai berikut.
Email dan Memo
Dalam dunia bisnis, komunikasi formal dalam bentuk tertulis biasanya dilakukan dengan email dan memo bisnis. Menggunakan email dan memo bisnis tersebut, pesan dan arahan perusahaan dapat disampaikan kepada seluruh karyawan.
Business Letters
Bentuk dokumentasi lainnya adalah business letters atau surat bisnis. Surat tersebut dibuat untuk menyampaikan informasi kepada pihak di luar perusahaan, misalnya kolega bisnis, konsumen, atau pihak profesional.
Dokumen Transaksi
Jenis dokumentasi lainnya dalam dunia bisnis adalah dokumen hasil transaksi. Dalam dokumen ini dapat dilihat aktivitas perusahaan, misalnya pembelian bahan baku. Apabila terjadi permasalahan terhadap suatu transaksi, adanya dokumentasi yang lengkap akan membantu dalam penyelesaian masalah.
Dokumen Pribadi
Dokumen pribadi berupa KTP, SIM, dan NPWP juga merupakan contoh dokumentasi yang dimiliki secara pribadi. Dokumen pribadi ini harus disimpan dengan baik agar tidak disalahgunakan oleh pihak lain. Dokumen biasanya dibutuhkan untuk keperluan tertentu, misalnya melakukan pendaftaran.
Dokumen Sejarah
Dokumen sejarah bisa ditemukan di museum atau tempat-tempat bersejarah lainnya. Proses dokumentasi dilakukan secara bertahap, mulai dari pengumpulan dokumen hingga penyimpanan. Contoh dokumen sejarah adalah naskah asli dari suatu peristiwa pada zaman lampu.
Nah, inilah ulasan singkat mengenai dokumentasi, baik secara definisi, fungsi, maupun contoh-contohnya. Semoga bermanfaat!
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Akseleran menawarkan kesempatan pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata hingga 10,5% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk pertanyaan lebih lanjut dapat menghubungi Customer Service Akseleran di (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
