Contoh Surat Peringatan – Memantau kedisiplinan karyawan di tempat kerja jadi bagian penting tugas bagian SDM atau HR perusahaan. Ketika menjumpai karyawan yang melanggar peraturan kantor, sebaiknya pihak SDM segera mengambil tindakan. Selain teguran lisan, pemberian surat peringatan juga bisa dilakukan supaya karyawan tersebut bisa mengevaluasi diri dan memperbaiki sikap.
Bagi kamu yang bertugas di bagian SDM, menyiapkan contoh surat peringatan perlu sebagai panduan menyusun teguran tertulis kepada karyawan. Penasaran bagaimana cara membuat surat peringatan yang baik dan benar? Simak dahulu ulasan berikut ini.
Aturan Pemberian Surat Peringatan Kerja
Satu hal yang perlu digarisbawahi adalah saat karyawan melanggar peraturan, perusahaan tidak bisa memecat mereka begitu saja. Perusahaan dapat memberikan peringatan secara bertahap, mulai dari teguran lisan, surat peringatan pertama (SP-1), hingga surat peringatan kedua (SP-2).
Jika karyawan bertindak melebihi batas yang sudah tidak bisa ditoleransi lagi, barulah perusahaan bisa menerbitkan surat peringatan ketiga atau SP-3. Surat teguran terakhir ini biasanya juga berfungsi sebagai surat pemutusan hubungan kerja karyawan bersangkutan.
Namun, perusahaan, dalam hal ini bagian SDM, harus mematuhi sejumlah aturan tertentu untuk membuat surat peringatan hingga pemutusan hubungan kerja. Aturan ini merujuk pada Pasal 151 ayat 1 UU No. 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan yang menyatakan bahwa pemberi kerja, serikat pekerja, maupun pemerintah sebisa mungkin menghindari terjadinya pemutusan hubungan kerja secara sepihak.
Dengan kata lain, pemberhentian karyawan tidak boleh dilakukan secara tiba-tiba atau mendadak. Hal ini sesuai dengan Pasal 161 UU Ketenagakerjaan yang menjelaskan bagaimana karyawan dapat diberhentikan perusahaan setelah menerima SP-1, SP-2, dan SP-3 berturut-turut. Secara umum surat peringatan itu memiliki masa berlaku maksimal enam bulan terhitung tanggal penerbitannya, kecuali sudah disepakati dalam perjanjian kerja.
Contoh Surat Peringatan
Untuk mempermudah kamu membuat surat peringatan, contoh surat berikut bisa dijadikan sebagai panduan.
PT Gemilang Persada Jaya
Gedung Sejahtera Abadi Lantai 4, Jl. Garuda No. 32-25, Tangerang
Telepon: (021) 774 3456 | Email: [email protected]
==========================================================
Nomor : SP/002/01/2021
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP-1)
Yth.
Saudara Abdan Suwito
Staf Keuangan PT Gemilang Persada Jaya
di Tempat
Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) No. 112/SPK/06/2020 tertanggal 15 Juni 2020, melalui surat ini Direktur PT Gemilang Persada Jaya memberitahukan bahwa:
- Berdasarkan catatan kehadiran bulan Desember 2020 dari pihak SDM, Saudara Abdan Suwito tercatat tidak masuk kerja selama tujuh hari berturut-turut tanpa ada pemberitahuan atau permohonan izin tertulis kepada perusahaan.
- Tindakan tersebut menunjukkan kelalaian Saudara dalam menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, sebagaimana sudah tertulis jelas dalam SPK yang telah ditandatangani bersama.
- Sebagai konsekuensi atas pelanggaran tersebut, perusahaan memberikan surat peringatan pertama (SP-1).
Lewat SP-1, perusahaan berharap Saudara mau mengevaluasi diri agar lebih memperhatikan, mematuhi, dan menjalani peraturan yang berlaku di lingkungan perusahaan. Dengan demikian, Saudara dapat memperbaiki sikap di masa mendatang dan tidak mengulang kesalahan lagi yang berpotensi merugikan diri dan juga perusahaan.
Demikian surat peringatan ini dibuat agar bisa Saudara sadari dan laksanakan seperti seharusnya.
Tangerang, 15 Januari 2021
PT Gemilang Persada Jaya
Rayana Singgih
Direktur Utama
Bagaimana dengan SP-2 dan SP-3?
Dari segi penyampaian isi, kedua surat peringatan tersebut disampaikan secara lebih tegas dan lugas. Nama karyawan langsung ditulis di bagian badan surat, beserta jabatan dan alamat domisilinya. Kemudian, badan surat mencantumkan langsung penyampaian SP-2 sebagai tindak lanjut pemberian SP-1.
Baca juga: Ini 13 Contoh Surat Kuasa yang Paling Sering Digunakan
Pada SP-2, perusahaan dapat menyertakan sanksi yang akan ditanggung oleh karyawan sesuai aturan yang berlaku dan kesepakatan bersama. Misalnya, pemotongan gaji atau tunjangan, dan penarikan fasilitas perusahaan.
Jika setelah SP-2 tidak ada respons positif dari karyawan bersangkutan, perusahaan bisa menerbitkan SP-3. Begitu karyawan menerima SP-3, artinya perusahaan telah menyatakan pemberhentian kerja secara sepihak sebagai konsekuensi atas serangkaian pelanggaran yang dilakukan, termasuk pengabaian surat peringatan terdahulu.
-
Contoh Surat Peringatan Karyawan Teguran
Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Teguran (doc file)
-
Contoh Surat Peringatan Karyawan Sanksi Pemotongan Gaji
Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Sanksi Pemotongan Gaji (doc file)
-
Contoh Surat Peringatan Karyawan Tahap 3
Download Contoh Surat Peringatan Karyawan Tahap 3 (doc file)
Demikian contoh surat peringatan kerja yang bisa kamu jadikan panduan saat harus menerbitkan surat serupa. Namun, sebelum beranjak ke SP-2 dan SP-3, sebaiknya pihak SDM juga berupaya menawarkan solusi kepada karyawan. Contoh, mendengarkan dan mengajak karyawan berdiskusi terkait masalah yang tengah dialami, meninjau kembali prestasi kerja yang pernah diraih, dan melakukan sesi konseling.
Setelah melakukan berbagai upaya di atas, coba pantau lagi seperti apa kinerja karyawan dalam periode tertentu. Dari sini, pihak SDM dapat membantu perusahaan mengambil kebijakan yang tepat untuk karyawan tersebut.
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Sebagai platform pengembangan dana yang optimal dengan bunga hingga 16% per tahun kamu dapat memulainya hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
