Pengertian Contingency Plan dan Cara Membuatnya

Sebaik apa pun rencana yang disiapkan untuk melakukan sesuatu, ada kalanya muncul hambatan sehingga mengharuskan Anda melakukan pivot agar tetap dapat mencapai tujuan. Namun, melakukan perubahan rencana terutama untuk target yang besar bukan perkara mudah. Karena itulah, ada baiknya contingency plan juga dipersiapkan saat membuat rancangan target.

Pengertian Contingency Plan

Contingency plan adalah istilah bahasa Inggris yang berarti rencana cadangan dalam bahasa Indonesia. Beberapa orang juga kerap menyebutnya sebagai rencana darurat, rencana kontingensi, rencana tanggap darurat, atau bahkan dalam frasa yang lebih ringkas—plan B.

Seperti namanya, contingency plan adalah suatu tindakan alternatif yang dipersiapkan ketika tindakan utama yang direncanakan untuk melakukan sesuatu gagal atau terhambat oleh berbagai faktor. Memiliki rencana cadangan ini penting dilakukan siapa saja, termasuk—dan terutama—perusahaan. 

Pasalnya, ketidakpastian dan pasar yang selalu dinamis merupakan musuh besar dalam dunia bisnis. Selain itu, semakin banyaknya kemunculan kompetitor baru juga kian memperketat persaingan di zaman sekarang. Oleh karena itu, keberadaan contingency plan akan sangat membantu perusahaan untuk menghadapi kemungkinan terburuk sekalipun.

Cara Membuat Contingency Plan

Backup plan setiap perusahaan sangat mungkin berbeda-beda karena ketidaksamaan karakter dan berbagai faktor lain. Namun setidaknya, beberapa panduan umum membuat contingency plan adalah sebagai berikut.

• Melakukan Identifikasi dan Prioritas Sumber Daya

Langkah paling awal membuat contingency plan adalah mendata seluruh sumber daya yang Anda miliki guna menjalankan bisnis, mulai dari SDM atau tim, fasilitas, dan sebagainya. Buatlah prioritas dari masing-masing unsur sumber daya tersebut mulai dari yang paling krusial keberadaannya untuk mempertahankan keberlangsungan bisnis.

• Menemukan Berbagai Risiko Peristiwa Kritis

Temukan berbagai risiko peristiwa kritis yang paling mungkin terjadi pada bisnis dan operasional Anda. Peristiwa kritis ini pun dapat terjadi di lingkungan internal maupun eksternal.

Seperti contoh peristiwa kritis di lingkungan internal adalah tidak lancarnya arus kas, tidak tercapainya laba atau revenue sesuai target, adanya kebijakan tertentu dari perusahaan, dan sebagainya. Adapun untuk peristiwa kritis di lingkungan eksternal antara lain bencana alam, krisis moneter, dan lain-lain.

Urutkan berbagai kemungkinan tersebut dari yang paling sering terjadi atau berpotensi sangat besar untuk terjadi serealistis mungkin. Mulailah dari hal-hal yang sangat dekat dengan kegiatan operasional. Dari sini, Anda kemudian dapat menjabarkan lebih rinci apa saja dan seberapa besar dampak dari peristiwa kritis tersebut terhadap keberlangsungan bisnis.

• Menyisir Risiko Utama dan Membuat Skenario

Setelah menemukan berbagai kemungkinan peristiwa kritis berikut dampaknya pada bisnis Anda, langkah selanjutnya dalam membuat contingency plan adalah menemukan risiko utama dari setiap peristiwa kritis tersebut. 

Seperti contoh, peristiwa kritis yang menjadi perhatian Anda adalah tidak tercapainya target pada periode waktu yang ditentukan. Temukan berbagai hal-hal yang berpotensi menyebabkan kejadian tersebut: jumlah anggota tim yang kurang, minimnya tingkat produktivitas SDM, banyaknya konsumen yang beralih ke kompetitor karena persaingan harga, dan lain-lain.

Anda pun dapat mulai menciptakan berbagai skenario dari sini. Semakin detail dan runtut hubungan sebab-akibat yang diperoleh, Anda akan lebih mudah menentukan langkah-langkah apa yang harus diambil pada situasi tertentu dengan mempertimbangkan pula sumber daya yang dimiliki.

Baca juga: Mudahnya Mempersiapkan Dana Darurat dengan 3 Langkah Ini!

Tiga tahap ini merupakan dasar dan sudah cukup mewakili contingency plan yang perlu dipersiapkan. Tentunya dalam membuat rencana tanggap darurat yang lebih komprehensif adalah melalui data. Selain itu, tak ada salahnya Anda melakukan brainstorming atau berkonsultasi pada pihak profesional serta membahas sekaligus menguji contingency plan bersama staf senior, antardepartemen, dan sebagainya.

Bagaimanapun, contingency plan juga tidak bersifat mutlak. Berbagai kondisi mungkin tidak akan lagi relevan seperti saat Anda menyiapkan rencana cadangan tersebut. Untuk itu, lakukan peninjauan kembali secara berkala dan pastikan bahwa Anda menyimpan contingency plan secara dan di tempat yang aman.

Contingency plan adalah sebuah tindakan antisipasi agar tetap dapat mencapai target ketika rencana utama gagal terwujud karena berbagai hal. Adapun langkah-langkah penyusunan contingency plan dimulai dengan mengidentifikasi dan memprioritaskan sumber daya yang dimiliki, menemukan berbagai risiko peristiwa kritis, dan menyisir risiko utama serta membuat skenario. 

Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!

Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Sebagai platform pengembangan dana yang optimal dengan bunga hingga 21% per tahun kamu dapat memulainya hanya dengan Rp100 ribu saja.

Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].