Ketika Anda mencari lowongan pekerjaan, posisi staf administrasi merupakan salah satu yang paling banyak dibutuhkan oleh berbagai perusahaan. Meski sering dianggap remeh, faktanya pekerjaan administrasi itu sangat penting bagi berlangsungnya kegiatan operasional dalam sebuah bisnis.
Apa itu staf administrasi? Staf administrasi atau lebih sering disebut dengan admin adalah mereka yang bertugas mengurus dan mengorganisasi semua pekerjaan administrasi atau tata usaha perusahaan. Adanya staf admin memastikan semua proses berjalan dengan lancar sesuai rencana.
Staf admin umumnya berkutat dengan aktivitas yang berkaitan dengan pencatatan, surat menyurat, pembukuan, mengatur agenda hingga mengurus panggilan keluar dan masuk yang bersifat teknis. Semua itu penting dalam mendukung tercapainya tujuan perusahaan.
Tanggung Jawab Seorang Staf Administrasi
Bagi Anda yang tertarik melamar untuk posisi staf administrasi, Anda harus memahami dengan baik apa yang menjadi tugas dan kewajiban dalam pekerjaan administrasi ini. Beberapa di antaranya seperti:
- Melakukan kegiatan pembukuan dasar
- Merencanakan rapat, conference call serta mengatur dan mengelola jalannya rapat
- Mengambil dan mendistribusikan notulen rapat
- Menjaga file perusahaan baik dalam bentuk fisik maupun digital
- Mengatur dan menyediakan dokumen, laporan serta informasi
- Mengkoordinasikan ruang kerja, komputer dan perlengkapan untuk karyawan baru dengan departemen IT
- Memelihara dan menata ulang perlengkapan kantor
- Menyortir dan mendistribusikan surat
- Menyelesaikan masalah administrasi dengan mengkoordinasikan penyusunan laporan, menganalisis data dan mencari solusi
- Membalas email atas nama perwakilan perusahaan
- Bertindak sebagai penghubung antar departemen
- Mempersiapkan akomodasi jika ada kegiatan keluar kantor atau keluar kota
- Memastikan alat tulis tersedia dengan lengkap di kantor
- Bekerja secara mandiri atau dalam tim pada proyek khusus yang bisa mencakup presentasi, pengiriman surat dan tugas lainnya.
Itu adalah gambaran tugas-tugas yang mungkin akan dijalankan oleh seorang staf administrasi. Perlu diketahui bahwa setiap perusahaan dan sektor industri mungkin akan memberikan syarat dan tugas yang berbeda. Tergantung proses kerja atau kegiatan operasional perusahaan tersebut.
Kemampuan yang Harus Dimiliki oleh Seorang Staf Administrasi
Untuk merekrut staf administrasi, masing-masing perusahaan umumnya memiliki kriteria tertentu. Perusahaan-perusahaan besar dengan tugas yang rumit mungkin mensyaratkan lulusan jurusan tertentu untuk bisa menempati posisi admin. Namun untuk bisnis yang skalanya kecil atau menengah, jabatan staf administrasi juga bisa diisi oleh lulusan SMA atau SMK.
Terlepas dari pendidikan akhir Anda, ada beberapa kemampuan yang wajib dimiliki oleh seorang staf administrasi yakni:
-
Memahami Cara Kerja Microsoft Office
Pekerjaan administrasi erat hubungannya dengan surat menyurat serta input data. Untuk bisa melakukan tugas ini dengan baik, seorang staf admin harus menguasai Microsoft Office terutama Microsoft Word, Microsoft Power Point dan Microsoft Excel. Anda juga harus selalu memperbarui pengetahuan di bidang teknologi agar bisa menggunakan perangkat terbaru untuk memudahkan pekerjaan Anda.
-
Memiliki Kemampuan Komunikasi yang Baik
Staf admin juga dituntut memiliki kemampuan komunikasi yang mumpuni. Ini karena Anda akan berhadapan dengan semua orang yang ada di kantor mulai dari level paling bawah sampai paling atas. Agar bisa berkoordinasi dengan baik, Anda harus bisa berkomunikasi secara baik dan efektif.
Baca juga: Unsur, Fungsi dan Tujuan dalam Komunikasi Bisnis
-
Mampu Mengatur Waktu dengan Baik
Time management sebenarnya adalah kemampuan yang wajib dimiliki oleh semua orang. Memiliki manajemen waktu yang baik memungkinkan seorang staf admin mengatur semua tugas dengan baik berdasarkan skala prioritas. Dengan begitu, kegiatan yang berlangsung di perusahaan bisa berjalan dengan baik dan efisien.
-
Detail dan Teliti
Pekerjaan administrasi membutuhkan tingkat ketelitian yang tinggi. Kesalahan sedikit saja pada data bisa berakibat buruk. Begitu juga kesalahan dalam mengatur waktu. Jangan sampai kelalaian terhadap detail dan ketidaktelitian Anda mengancam posisi Anda sebagai karyawan.
Berapa Besaran Gaji Staf Administrasi?
Penghasilan staf administrasi tergantung pada skala bisnis perusahaan, tingkat kerumitan tugas dan pengalaman. Di Indonesia sendiri, rata-rata staf admin mendapatkan gaji Rp72.000 per tahun. Untuk staf admin dengan tingkat pengalaman tinggi, gaji per tahunnya bisa mencapai Rp122.000.000. Jika dirata-ratakan, per bulan Anda bisa mendapatkan penghasilan antara Rp3 sampai Rp6 juta dengan menjadi staf admin.
Demikian ulasan seputar pekerjaan administrasi dan staf administrasi. Tertarik melamar di posisi ini?
Kembangkan Dana Sekaligus Berikan Kontribusi Untuk Ekonomi Nasional dengan Melakukan Pendanaan Untuk UKM Bersama Akseleran!
Bagi kamu yang ingin membantu mengembangkan usaha kecil dan menengah di Indonesia, P2P Lending dari Akseleran adalah tempatnya. Sebagai platform pengembangan dana yang optimal dengan bunga rata-rata 12% per tahun dan menggunakan proteksi asuransi 99% dari pokok pinjaman. Tentunya, semua itu dapat kamu mulai hanya dengan Rp100 ribu saja.
Yuk! Gunakan kode promo BLOG100 saat mendaftar untuk memulai pengembangan dana awalmu bersama Akseleran. Untuk syarat dan ketentuan dapat menghubungi (021) 5091-6006 atau email ke [email protected].
